Caracteres é o número total de caracteres individuais no texto de um documento. Neste campo, a contagem normalmente deixa de fora os espaços, então ela mede os sinais digitados em si, e não o comprimento da linha em que estão.
O que conta como caractere
Ao falar de redação e documentos, um caractere é qualquer sinal digitado. Não precisa ser uma letra. Letras e números contam, claro, mas também contam todos os caracteres especiais: pontos de interrogação, vírgulas, pontos finais, colchetes, símbolos de moeda e assim por diante. Letras acentuadas e caracteres de alfabetos não latinos também contam cada um como um caractere.
O valor que você encontra neste campo é o total de todos eles no documento, excluindo espaços. Seu campo complementar, a contagem de caracteres com espaços, é o mesmo total com os espaços em branco incluídos, e um documento que mostra ambos sempre exibirá ali o número maior.
De onde vem o valor
Esta é uma estatística do documento gravada pelo programa que salvou o arquivo, mais comumente o Microsoft Word, que registra um pequeno conjunto de contagens dentro do documento: páginas, palavras, parágrafos e caracteres. Outros formatos de escritório armazenam seus próprios equivalentes. Ninguém digita esse número e nenhuma câmera ou codificador está envolvido. É simplesmente a contagem do próprio aplicativo, congelada no último salvamento.
Essa é a única ressalva que vale ter em mente. Como o valor é armazenado em vez de recalculado sempre que o arquivo é aberto, um document editado por um software que não mantém essas estatísticas pode ter uma contagem que já não corresponde ao texto. Aplicativos diferentes também traçam limites um pouco diferentes para itens como notas de rodapé e texto dentro de formas, então dois programas podem mostrar dois valores distintos para o mesmo arquivo.
Por que isso é importante para o seu arquivo
A maioria dos leitores consulta este campo porque algo tem um limite de extensão. Trabalhos, orientações de envio e modelos de publicação costumam ser especificados em caracteres em vez de palavras, e a contagem sem espaços é a mais rígida das duas.
Também é o campo a usar para verificações práticas. Comparar a contagem entre duas versões de um documento mostra o quanto o texto realmente cresceu, algo que a contagem de palavras pode esconder quando a edição foi principalmente reescrita. Um documento que informa 0 caracteres não tem texto no corpo, por mais cheio de imagens ou diagramas que pareça, o que explica rapidamente um arquivo que uma busca nunca encontra. E ler o número diretamente dos metadados permite passar por uma pilha de documentos sem abrir nenhum.
Não há nada de privado neste campo. Ele informa quanto texto um documento contém, não uma palavra do que esse texto diz.