PDF σημαίνει Portable Document Format. Η Adobe το δημιούργησε ώστε ένα έγγραφο να φτάνει ακριβώς όπως το είχε σχεδιάσει ο δημιουργός του, σε οποιονδήποτε υπολογιστή, με οποιονδήποτε εκτυπωτή, είτε ο αναγνώστης είχε εγκατεστημένες τις γραμματοσειρές είτε όχι. Αυτή η υπόσχεση είναι ο λόγος που το PDF έγινε η μορφή αρχείου για συμβόλαια, τιμολόγια, εγχειρίδια, φόρμες, εισιτήρια και επιστημονικές εργασίες. Η Adobe παρέδωσε τις προδιαγραφές στον International Organization for Standardization το 2008, οπότε το PDF είναι πλέον ένα ανοικτό πρότυπο και όχι μορφή μιας μόνο εταιρείας.
Πώς αποθηκεύει μια σελίδα ένα PDF
Ένα PDF δεν είναι εικόνα μιας σελίδας και δεν είναι έγγραφο επεξεργαστή κειμένου. Είναι μια συλλογή αριθμημένων αντικειμένων (σελίδες, γραμματοσειρές, εικόνες, ορισμοί χρωμάτων, σημειώσεις) καθώς και ένας πίνακας στο τέλος του αρχείου που υποδεικνύει πού αρχίζει κάθε αντικείμενο. Ένα αντικείμενο σελίδας περιέχει μια λίστα από οδηγίες σχεδίασης: τοποθετήστε αυτό το γλύφο σε αυτές τις συντεταγμένες, γεμίστε αυτό το ορθογώνιο με εκείνο το χρώμα, τοποθετήστε αυτή την εικόνα σε αυτό το πλαίσιο.
Επειδή οι οδηγίες είναι γεωμετρικές και όχι βασισμένες σε pixels, το κείμενο σε ένα PDF παραμένει καθαρό σε οποιοδήποτε ζουμ και συνήθως μπορεί να επιλεγεί και να αναζητηθεί. Η εξαίρεση είναι ένα σαρωμένο PDF, που είναι φωτογραφία χαρτιού «τυλιγμένη» σε ένα αντικείμενο σελίδας: δεν περιέχει καθόλου κείμενο μέχρι κάποιος να τρέξει πάνω του οπτική αναγνώριση χαρακτήρων.
Οι γραμματοσειρές συνήθως ενσωματώνονται, που σημαίνει ότι ένα αντίγραφο της γραμματοσειράς ταξιδεύει μέσα στο αρχείο. Αυτό διατηρεί τη διάταξη ταυτόσημη σε έναν υπολογιστή που δεν έχει ξαναδεί τη γραμματοσειρά και είναι επίσης ο λόγος που ένα PDF μιας επιστολής μίας σελίδας μπορεί να έχει μέγεθος αρκετά megabytes. Ένα PDF μπορεί να συμπιέζει τα αντικείμενά του ξεχωριστά και από την έκδοση PDF 1.5 και μετά μπορεί να συσκευάζει πολλά μικρά αντικείμενα σε ένα ενιαίο συμπιεσμένο stream, γι’ αυτό δύο αρχεία με πανομοιότυπο περιεχόμενο μπορεί να διαφέρουν πολύ σε μέγεθος.
Τι μεταδεδομένα περιέχει ένα PDF
Ένα PDF μεταφέρει περισσότερα μεταδεδομένα από όσα περιμένουν οι περισσότεροι, και μάλιστα σε δύο σημεία ταυτόχρονα.
Το πρώτο είναι το document information dictionary, το κλασικό σύνολο πεδίων που εμφανίζει ένα πρόγραμμα ανάγνωσης στις ιδιότητες εγγράφου. Θα δείτε τα Title, Author, Subject, Keywords, Creator (την εφαρμογή στην οποία γράφτηκε το έγγραφο) και Producer, το λογισμικό που στην πραγματικότητα έγραψε το PDF. Δίπλα τους βρίσκονται τα CreationDate και ModifyDate, που συνήθως έχουν τη μορφή D:20240418103122+02'00', η οποία κωδικοποιεί και τη ζώνη ώρας εκτός από τη χρονική στιγμή.
Το δεύτερο είναι το XMP, το XML-based πακέτο μεταδεδομένων της Adobe. Το XMP μπορεί να επαναλαμβάνει τα ίδια πεδία σε δομημένη μορφή και εκεί δηλώνει ένα έγγραφο στοιχεία όπως το επίπεδο συμβατότητας PDF/A, έναν μόνιμο αναγνωριστικό κωδικό εγγράφου που επιβιώνει από την επεξεργασία και ένα ιστορικό των εφαρμογών που το άγγιξαν.
Δύο από αυτά τα πεδία αξίζουν μια δεύτερη ματιά πριν μοιραστείτε ένα αρχείο. Το Author συχνά συμπληρώνεται αυτόματα από το όνομα λογαριασμού του χρήστη που ήταν συνδεδεμένος στον υπολογιστή και το Producer κατονομάζει το λογισμικό σας μέχρι και την έκδοση. Ένα PDF που έχει εξαχθεί από κινητό ή από app κάμερας μπορεί επίσης να κληρονομήσει μεταδεδομένα από τις εικόνες που περιέχει. Τίποτα από αυτά δεν είναι ορατό στη σελίδα.
Και η ίδια η δομή δίνει πληροφορίες για το έγγραφο: την έκδοση PDF που λέει στον αναγνώστη τι δυνατότητες να περιμένει, τον αριθμό σελίδων, το μέγεθος σελίδας σε points, την περιστροφή σελίδας, αν το αρχείο είναι σημειωμένο για προγράμματα ανάγνωσης οθόνης και αν είναι κρυπτογραφημένο ή ψηφιακά υπογεγραμμένο.
Πότε να χρησιμοποιείτε PDF
Χρησιμοποιήστε PDF όταν η διάταξη έχει σημασία και το έγγραφο είναι ολοκληρωμένο. Είναι η κατάλληλη επιλογή για οτιδήποτε θα εκτυπωθεί, θα υπογραφεί, θα αρχειοθετηθεί ή θα διαβαστεί από κάποιον στον οποίο δεν μπορείτε να ζητήσετε να εγκαταστήσει λογισμικό.
Δεν είναι η σωστή επιλογή όσο ακόμη γράφετε. Το PDF είναι δύσχρηστο στην επεξεργασία (μετακινείτε αντικείμενα σε μια σελίδα, δεν αναρροφάται ξανά μια παράγραφος), επομένως κρατήστε το επεξεργάσιμο πρωτότυπο σε μορφή επεξεργαστή κειμένου και εξάγετε σε PDF στο τέλος. Διαβάζεται επίσης δύσκολα σε κινητό, επειδή μια σταθερή σελίδα δεν μπορεί να προσαρμοστεί σε στενή οθόνη· μια μορφή ebook το χειρίζεται αυτό πολύ καλύτερα. Για μακροχρόνια αρχειοθέτηση, το προφίλ PDF/A υπάρχει ακριβώς για να απαγορεύει τις λειτουργίες που κάνουν ένα συνηθισμένο PDF επικίνδυνο να ανοίξει σε είκοσι χρόνια.