PDF का पूरा नाम Portable Document Format है। Adobe ने इसे इसलिए बनाया कि कोई भी दस्तावेज़ किसी भी कंप्यूटर पर, किसी भी प्रिंटर के साथ, ठीक वैसा ही दिखे जैसा उसके लेखक ने इरादा किया था, भले ही पाठक के सिस्टम में वही फ़ॉन्ट्स इंस्टॉल न हों। यही वजह है कि PDF अनुबंध, इनवॉइस, मैनुअल, फ़ॉर्म, टिकट और वैज्ञानिक लेखों के लिए मानक फ़ॉर्मेट बन गया। Adobe ने 2008 में इसकी स्पेसिफिकेशन International Organization for Standardization को सौंप दी, इसलिए अब PDF किसी एक कंपनी का फ़ॉर्मेट न होकर एक ओपन स्टैंडर्ड है।
PDF एक पृष्ठ कैसे संग्रहीत करता है
PDF न तो किसी पेज की तस्वीर है और न ही कोई वर्ड प्रोसेसर दस्तावेज़। यह क्रमांकित ऑब्जेक्ट्स (पेज, फॉन्ट, इमेज, रंग की परिभाषाएँ, एनोटेशन) का संग्रह होता है, और फ़ाइल के अंत में एक टेबल होती है जो बताती है कि हर ऑब्जेक्ट कहाँ से शुरू होता है। एक पेज ऑब्जेक्ट में ड्रॉइंग निर्देशों की सूची होती है: इस ग्लिफ़ को इन कोऑर्डिनेट्स पर रखें, इस आयत को उस रंग से भरें, इस इमेज को उस बॉक्स में रखें।
क्योंकि इन निर्देशों का आधार ज्योमेट्री है, पिक्सल नहीं, इसलिए PDF में टेक्स्ट किसी भी ज़ूम पर तेज़ रहता है और आम तौर पर उसे चुना और खोजा जा सकता है। अपवाद स्कैन किया हुआ PDF है, जो पेज ऑब्जेक्ट के अंदर कागज़ की तस्वीर होता है: उसमें तब तक कोई टेक्स्ट नहीं होता जब तक कोई उस पर ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन नहीं चलाता।
फ़ॉन्ट आम तौर पर एंबेड किए जाते हैं, यानी टाइपफ़ेस की एक कॉपी फ़ाइल के अंदर ही साथ चलती है। यही लेआउट को उस मशीन पर भी बिल्कुल समान रखता है जिस पर वह फ़ॉन्ट कभी इंस्टॉल नहीं हुआ, और यही कारण है कि एक पेज के पत्र का PDF भी कई मेगाबाइट का हो सकता है। PDF अपने ऑब्जेक्ट्स को अलग‑अलग भी कंप्रेस कर सकता है, और PDF 1.5 से आगे यह कई छोटे ऑब्जेक्ट्स को एक ही कंप्रेस्ड स्ट्रीम में पैक कर सकता है, इसलिए एक जैसा कंटेंट होने पर भी दो फ़ाइलों का आकार बहुत अलग हो सकता है।
PDF कौन सा मेटाडेटा रखता है
PDF आम तौर पर सोचे से ज़्यादा मेटाडेटा रखता है, और वह भी एक साथ दो जगहों पर।
पहला है डॉक्यूमेंट इंफ़ॉर्मेशन डिक्शनरी, यानी वे क्लासिक फ़ील्ड्स जो कोई रीडर डॉक्यूमेंट प्रॉपर्टीज़ के तहत दिखाता है। आप Title, Author, Subject, Keywords, Creator (वह ऐप जिसमें डॉक्यूमेंट लिखा गया) और Producer, यानी वह सॉफ़्टवेयर जिसने वास्तव में PDF लिखा, देखेंगे। इनके साथ CreationDate और ModifyDate होते हैं, जो आम तौर पर D:20240418103122+02'00' के रूप में दर्ज होते हैं, जो समय के साथ‑साथ टाइम ज़ोन भी एन्कोड करता है।
दूसरा है XMP, जो Adobe का XML‑आधारित मेटाडेटा पैकेट है। XMP इन्हीं फ़ील्ड्स को संरचित रूप में दोहरा सकता है, और यहीं पर डॉक्यूमेंट यह घोषित करता है कि उसका PDF/A कन्फ़ॉर्मेंस स्तर क्या है, ऐसा स्थायी डॉक्यूमेंट आइडेंटिफ़ायर जो एडिट के बाद भी बना रहता है, और किन‑किन ऐप्स ने उसे बदला, इसका इतिहास।
इन फ़ील्ड्स में से दो को फ़ाइल साझा करने से पहले दोबारा देख लेना अच्छा होता है। Author अक्सर अपने आप उस अकाउंट नाम से भर जाता है जो कंप्यूटर पर साइन‑इन था, और Producer आपका सॉफ़्टवेयर उसके वर्ज़न तक के साथ दिखाता है। फ़ोन या कैमरा ऐप से एक्सपोर्ट किया गया PDF अंदर की इमेज से भी मेटाडेटा विरासत में ले सकता है। यह सब पेज पर कहीं भी दिखाई नहीं देता।
खुद संरचना भी डॉक्यूमेंट के बारे में रिपोर्ट करती है: वह PDF वर्ज़न जो रीडर को बताता है कि कौन‑कौन सी फ़ीचर्स की उम्मीद की जाए, पेजों की संख्या, पेज का आकार (पॉइंट्स में), पेज रोटेशन, फ़ाइल स्क्रीन रीडर के लिए टैग्ड है या नहीं, और यह एन्क्रिप्टेड या डिजिटल रूप से साइन है या नहीं।
PDF का उपयोग कब करें
जब लेआउट महत्वपूर्ण हो और डॉक्यूमेंट तैयार हो चुका हो, तब PDF का उपयोग करें। जो भी चीज़ प्रिंट, साइन, फ़ाइल में जमा या ऐसे व्यक्ति द्वारा पढ़ी जानी है जिससे आप कोई सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल करने के लिए नहीं कह सकते, उसके लिए PDF सही फ़ॉर्मेट है।
जब आप अभी लिख ही रहे हों, तब PDF सही जवाब नहीं है। PDF को एडिट करना असुविधाजनक है (आप पैराग्राफ़ को रीफ़्लो नहीं, बल्कि पेज पर ऑब्जेक्ट्स को इधर‑उधर कर रहे होते हैं), इसलिए एडिट करने योग्य मूल फ़ाइल को वर्ड प्रोसेसर फ़ॉर्मेट में रखें और अंत में उसे PDF के रूप में एक्सपोर्ट करें। यह फ़ोन पर भी ठीक से नहीं पढ़ा जाता, क्योंकि निश्चित पेज संकरे स्क्रीन के अनुसार रीफ़्लो नहीं हो सकता; इस काम के लिए कोई ईबुक फ़ॉर्मेट कहीं बेहतर है। लंबे समय तक आर्काइविंग के लिए PDF/A प्रोफ़ाइल खास तौर पर उन फ़ीचर्स को मना करने के लिए बनी है जो एक साधारण PDF को बीस साल बाद खोलने पर जोखिम भरा बना सकते हैं।