PDF steht für Portable Document Format. Adobe hat es entwickelt, damit ein Dokument auf jedem Computer und mit jedem Drucker genau so ankommt, wie es seine Autorin oder sein Autor vorgesehen hat, unabhängig davon, ob die lesende Person die verwendeten Schriften installiert hat. Dieses Versprechen ist der Grund, warum PDF zum Format für Verträge, Rechnungen, Handbücher, Formulare, Tickets und wissenschaftliche Arbeiten geworden ist. Adobe hat die Spezifikation 2008 an die Internationale Organisation für Normung übergeben, daher ist PDF heute ein offener Standard und nicht mehr das Format eines einzelnen Unternehmens.
Wie ein PDF eine Seite speichert
Ein PDF ist kein Bild einer Seite und auch kein Textverarbeitungsdokument. Es ist eine Sammlung nummerierter Objekte (Seiten, Schriften, Bilder, Farbdefinitionen, Anmerkungen) plus einer Tabelle am Ende der Datei, die angibt, wo jedes Objekt beginnt. Ein Seitenobjekt enthält eine Liste von Zeichenanweisungen: Setze dieses Glyph an diese Koordinaten, fülle dieses Rechteck mit jener Farbe, platziere dieses Bild in dieser Box.
Da die Anweisungen geometrisch und nicht pixelbasiert sind, bleibt Text in einem PDF bei jeder Zoomstufe scharf und kann in der Regel markiert und durchsucht werden. Die Ausnahme ist ein gescanntes PDF, das ein Foto von Papier in einem Seitenobjekt ist: Es enthält überhaupt keinen Text, bis jemand eine optische Zeichenerkennung darauf anwendet.
Schriften werden normalerweise eingebettet, das heißt, eine Kopie der Schriftart reist in der Datei mit. Das sorgt dafür, dass das Layout auch auf einem Gerät identisch bleibt, auf dem die Schrift nie installiert war, und es ist auch der Grund, warum ein PDF mit einem einseitigen Brief mehrere Megabyte groß sein kann. Ein PDF kann seine Objekte einzeln komprimieren, und ab PDF 1.5 können viele kleine Objekte in einem einzigen komprimierten Datenstrom zusammengefasst werden. Deshalb können zwei Dateien mit identischem Inhalt sich stark in der Größe unterscheiden.
Welche Metadaten ein PDF enthält
PDF enthält mehr Metadaten, als die meisten erwarten, und das an zwei Stellen zugleich.
Die erste ist das Dokumentinformationswörterbuch, der klassische Satz an Feldern, den ein Reader unter den Dokumenteigenschaften anzeigt. Du siehst Title, Author, Subject, Keywords, Creator (die App, in der das Dokument erstellt wurde) und Producer, die Software, die das PDF tatsächlich geschrieben hat. Daneben stehen CreationDate und ModifyDate, typischerweise im Format D:20240418103122+02'00', das neben dem Zeitpunkt auch die Zeitzone kodiert.
Die zweite ist XMP, Adobes XML-basiertes Metadatenpaket. XMP kann dieselben Felder in strukturierter Form wiederholen und ist der Ort, an dem ein Dokument Dinge wie seine PDF/A-Konformitätsstufe, eine beständige Dokumentkennung, die Bearbeitungen übersteht, und eine Historie der Apps, die es verändert haben, angibt.
Zwei dieser Felder lohnen sich für einen genaueren Blick, bevor du eine Datei teilst. Author wird oft automatisch aus dem Kontonamen der Person übernommen, die am Computer angemeldet war, und Producer benennt deine Software bis hin zur Version. Ein von einem Smartphone oder einer Kamera-App exportiertes PDF kann auch Metadaten aus den enthaltenen Bildern erben. Nichts davon ist auf der Seite sichtbar.
Auch die Struktur selbst liefert Angaben zum Dokument: die PDF-Version, die einem Reader sagt, welche Funktionen zu erwarten sind, die Seitenanzahl, die Seitengröße in Punkten, die Seitenrotation, ob die Datei für Screenreader getaggt ist und ob sie verschlüsselt oder digital signiert ist.
Wann du PDF verwenden solltest
Verwende PDF, wenn das Layout wichtig ist und das Dokument fertig ist. Es ist die richtige Wahl für alles, was gedruckt, unterschrieben, abgelegt oder von jemandem gelesen wird, den du nicht bitten kannst, zusätzliche Software zu installieren.
Es ist die falsche Wahl, solange du noch schreibst. PDF ist umständlich zu bearbeiten (du verschiebst Objekte auf einer Seite, statt einen Absatz neu umzubrechen), daher solltest du das bearbeitbare Original in einem Textverarbeitungsformat behalten und am Ende nach PDF exportieren. Außerdem liest es sich auf dem Smartphone schlecht, weil eine feste Seite sich nicht an einen schmalen Bildschirm anpassen kann; ein Ebook-Format kann das deutlich besser. Für die Langzeitarchivierung gibt es das PDF/A-Profil, das genau die Funktionen verbietet, die ein gewöhnliches PDF in zwanzig Jahren riskant zu öffnen machen.