PDF розшифровується як Portable Document Format (портативний формат документів). Adobe створила його для того, щоб документ відображався саме так, як задумав автор, на будь-якому комп'ютері, з будь-яким принтером, незалежно від того, чи встановлені у читача потрібні шрифти. Завдяки цій властивості PDF став форматом для договорів, рахунків, інструкцій, форм, квитків і наукових статей. У 2008 році Adobe передала специфікацію Міжнародній організації зі стандартизації, тож зараз PDF є відкритим стандартом, а не форматом однієї компанії.
Як PDF зберігає сторінку
PDF це не зображення сторінки і не документ текстового редактора. Це набір пронумерованих об'єктів (сторінок, шрифтів, зображень, визначень кольорів, анотацій) плюс таблиця в кінці файлу, яка вказує, де починається кожен об'єкт. Об'єкт сторінки містить список команд для відтворення: розмістити цей гліф у цих координатах, заповнити цей прямокутник таким кольором, помістити це зображення в цю рамку.
Оскільки ці інструкції геометричні, а не піксельні, текст у PDF залишається чітким за будь-якого масштабу і зазвичай його можна виділяти та шукати. Виняток це відсканований PDF, тобто фотографія паперу, «загорнута» в об'єкт сторінки: у ньому немає тексту, доки не буде виконано оптичне розпізнавання символів.
Шрифти зазвичай вбудовані, тобто копія гарнітури зберігається всередині файлу. Це гарантує однаковий вигляд макета на комп'ютері, де цього шрифту ніколи не було, і водночас пояснює, чому PDF з одним аркушем листа може важити кілька мегабайт. Об'єкти в PDF можуть стискатися окремо, а починаючи з PDF 1.5 багато дрібних об'єктів можна пакувати в один стиснений потік, тому два файли з однаковим вмістом можуть суттєво відрізнятися за розміром.
Які метадані містить PDF
PDF містить більше метаданих, ніж більшість користувачів очікує, причому відразу в двох місцях.
Перше це словник інформації про документ, класичний набір полів, який програма для читання показує у властивостях документа. Ви побачите Title, Author, Subject, Keywords, Creator (застосунок, у якому документ було створено) і Producer, програму, яка безпосередньо записала PDF. Поруч з ними відображаються CreationDate і ModifyDate, зазвичай у форматі D:20240418103122+02'00', де закодовано як момент часу, так і часовий пояс.
Друге це XMP, XML-пакет метаданих від Adobe. XMP може дублювати ті самі поля в структурованому вигляді і містить інформацію, наприклад, про рівень відповідності PDF/A, постійний ідентифікатор документа, який зберігається після редагування, а також історію застосунків, що з ним працювали.
На два з цих полів варто звернути особливу увагу перед тим, як ділитися файлом. Author часто заповнюється автоматично з імені облікового запису користувача комп'ютера, а Producer вказує вашу програму аж до версії. PDF, експортований із телефона або застосунку камери, також може успадкувати метадані із зображень усередині нього. Жодне з цього не видно на сторінці.
Про документ також повідомляє сама структура: версія PDF, яка підказує програмі для читання, яких можливостей очікувати, кількість сторінок, розмір сторінки в пунктах, обертання сторінки, наявність тегів для програм читання з екрана, а також інформація про шифрування чи цифровий підпис.
Коли використовувати PDF
Використовуйте PDF, коли важливий макет і документ уже завершений. Це правильний вибір для всього, що потрібно друкувати, підписувати, архівувати або надсилати тим, кого ви не можете попросити встановити програму.
Це неправильний вибір, доки ви ще пишете текст. PDF незручно редагувати (ви пересуваєте об'єкти на сторінці, а не переформатовуєте абзац), тож зберігайте редагований оригінал у форматі текстового редактора і експортуйте в PDF наприкінці. Його також незручно читати на телефоні, оскільки фіксована сторінка не може адаптуватися до вузького екрана; формат електронної книги робить це значно краще. Для довгострокового зберігання існує профіль PDF/A, який спеціально забороняє функції, що роблять звичайний PDF ризикованим для відкриття через двадцять років.