PDF adalah singkatan dari Portable Document Format. Adobe membuatnya agar sebuah dokumen tampil persis seperti yang diinginkan penulisnya, di komputer apa pun, dengan printer apa pun, terlepas dari apakah pembaca memiliki font yang digunakan atau tidak. Janji itu adalah alasan PDF menjadi format untuk kontrak, faktur, manual, formulir, tiket, dan makalah ilmiah. Adobe menyerahkan spesifikasinya ke International Organization for Standardization pada 2008, sehingga PDF sekarang menjadi standar terbuka, bukan format milik satu perusahaan.
Bagaimana PDF menyimpan satu halaman
PDF bukan gambar dari sebuah halaman dan bukan juga dokumen pengolah kata. PDF adalah kumpulan objek bernomor (halaman, font, gambar, definisi warna, anotasi) ditambah sebuah tabel di akhir file yang menjelaskan di mana setiap objek dimulai. Sebuah objek halaman menyimpan daftar instruksi gambar: letakkan glif ini di koordinat ini, isi persegi panjang ini dengan warna itu, tempatkan gambar ini di kotak tersebut.
Karena instruksinya bersifat geometris, bukan berbasis piksel, teks dalam PDF tetap tajam pada tingkat zoom berapa pun dan biasanya dapat dipilih serta dicari. Pengecualian adalah PDF hasil pemindaian, yang merupakan foto kertas yang dibungkus dalam objek halaman: tidak ada teks sama sekali di dalamnya sampai seseorang menjalankan optical character recognition.
Font biasanya tersemat, artinya salinan rupa huruf disertakan di dalam file. Hal itu yang membuat tata letak tetap identik di komputer yang tidak memiliki font tersebut, dan juga alasan mengapa PDF dari surat satu halaman bisa berukuran beberapa megabita. PDF dapat mengompresi objek-objeknya secara terpisah, dan sejak PDF 1.5 dapat mengemas banyak objek kecil ke dalam satu aliran terkompresi, sehingga dua file dengan konten identik bisa sangat berbeda ukurannya.
Metadata apa yang dibawa PDF
PDF membawa lebih banyak metadata daripada yang kebanyakan orang duga, dan disimpan di dua tempat sekaligus.
Yang pertama adalah kamus informasi dokumen, kumpulan bidang klasik yang ditampilkan pembaca di bawah properti dokumen. Anda akan melihat Title, Author, Subject, Keywords, Creator (aplikasi tempat dokumen ditulis) dan Producer, perangkat lunak yang benar-benar menulis PDF. Di samping itu ada CreationDate dan ModifyDate, biasanya dicantumkan dalam bentuk D:20240418103122+02'00', yang menyandikan zona waktu sekaligus momennya.
Yang kedua adalah XMP, paket metadata berbasis XML dari Adobe. XMP dapat mengulangi bidang yang sama dalam bentuk terstruktur, dan di sanalah sebuah dokumen menyatakan hal-hal seperti tingkat kepatuhan PDF/A, pengenal dokumen persisten yang bertahan setelah pengeditan, dan riwayat aplikasi apa saja yang mengubahnya.
Dua dari bidang ini layak diperiksa lagi sebelum berbagi file. Author sering terisi otomatis dari nama akun pengguna yang sedang masuk ke komputer, dan Producer menyebutkan perangkat lunak Anda hingga ke versinya. PDF yang diekspor dari ponsel atau aplikasi kamera juga dapat mewarisi metadata dari gambar di dalamnya. Tidak ada yang terlihat di halaman.
Strukturnya sendiri juga memberi informasi tentang dokumen: versi PDF yang memberi tahu pembaca fitur apa yang bisa diharapkan, jumlah halaman, ukuran halaman dalam poin, rotasi halaman, apakah file ditandai untuk pembaca layar, dan apakah file dienkripsi atau ditandatangani secara digital.
Kapan menggunakan PDF
Gunakan PDF ketika tata letak penting dan dokumen sudah selesai. Ini adalah pilihan yang tepat untuk apa pun yang akan dicetak, ditandatangani, diarsipkan, atau dibaca oleh seseorang yang tidak bisa Anda minta untuk memasang perangkat lunak.
Ini bukan pilihan yang tepat ketika Anda masih menulis. PDF sulit diedit (Anda memindahkan objek di halaman, bukan mengalirkan ulang paragraf), jadi simpan naskah asli yang dapat diedit dalam format pengolah kata dan ekspor ke PDF pada akhirnya. PDF juga kurang nyaman dibaca di ponsel, karena halaman tetap tidak bisa mengalir ulang ke layar sempit; format ebook menangani hal ini jauh lebih baik. Untuk pengarsipan jangka panjang, profil PDF/A memang dibuat untuk melarang fitur-fitur yang membuat PDF biasa berisiko dibuka dalam dua puluh tahun.