PDF ย่อมาจาก Portable Document Format Adobe สร้างขึ้นเพื่อให้เอกสารแสดงผลได้ตรงตามที่ผู้เขียนตั้งใจบนคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ใดก็ได้ ไม่ว่าผู้อ่านจะมีฟอนต์นั้นติดตั้งอยู่หรือไม่ คำสัญญานี้เองที่ทำให้ PDF กลายเป็นรูปแบบไฟล์มาตรฐานสำหรับสัญญา ใบแจ้งหนี้ คู่มือ ฟอร์ม ตั๋ว และงานวิชาการ ในปี 2008 Adobe ส่งมอบข้อกำหนดให้กับองค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน (ISO) ทำให้ PDF กลายเป็นมาตรฐานเปิด ไม่ใช่ไฟล์รูปแบบเฉพาะของบริษัทใดบริษัทหนึ่งอีกต่อไป
วิธีที่ PDF เก็บบันทึกหน้าเอกสาร
PDF ไม่ใช่รูปภาพของหน้าเอกสาร และไม่ใช่เอกสารจากโปรแกรมประมวลผลคำ แต่เป็นชุดของอ็อบเจ็กต์ที่มีหมายเลขกำกับ (หน้า ฟอนต์ รูปภาพ คำนิยามสี หมายเหตุประกอบ) พร้อมด้วยตารางที่ท้ายไฟล์ซึ่งระบุตำแหน่งเริ่มต้นของแต่ละอ็อบเจ็กต์ อ็อบเจ็กต์ของหน้าหนึ่งจะเก็บรายการคำสั่งการวาด เช่น วาง glyph นี้ที่พิกัดนี้ เติมสีสี่เหลี่ยมผืนผ้านี้ด้วยสีนั้น วางรูปภาพนี้ในกรอบนั้น
เนื่องจากคำสั่งเป็นแบบเรขาคณิต ไม่ใช่แบบพิกเซล ข้อความใน PDF จึงคมชัดในทุกระดับการซูม และมักจะเลือกหรือค้นหาได้ ข้อยกเว้นคือ PDF ที่ได้จากการสแกน ซึ่งเป็นภาพถ่ายของกระดาษที่ถูกห่ออยู่ในอ็อบเจ็กต์หน้า จึงไม่มีข้อความอยู่เลย จนกว่าจะมีการรันระบบรู้จำอักขระจากภาพ (OCR) กับไฟล์นั้น
โดยปกติฟอนต์จะถูกฝังไว้ในไฟล์ หมายความว่ามีสำเนาของแบบอักษรติดไปกับไฟล์ด้วย นั่นทำให้เลย์เอาต์เหมือนเดิมบนเครื่องที่ไม่เคยมีฟอนต์นั้นมาก่อน และยังเป็นเหตุผลที่ PDF ของจดหมายหนึ่งหน้าสามารถมีขนาดหลายเมกะไบต์ได้ PDF อาจบีบอัดอ็อบเจ็กต์แต่ละชิ้นแยกกัน และตั้งแต่ PDF 1.5 เป็นต้นมา สามารถรวมอ็อบเจ็กต์เล็กจำนวนมากเข้าด้วยกันในสตรีมที่บีบอัดเดียวได้ นี่คือสาเหตุที่ทำให้ไฟล์สองไฟล์ที่มีเนื้อหาเหมือนกันอาจมีขนาดต่างกันมาก
PDF มีข้อมูลเมตาอะไรบ้าง
PDF มีเมทาดาทามากกว่าที่คนส่วนใหญ่คิด และเก็บไว้สองตำแหน่งพร้อมกัน
ตำแหน่งแรกคือ document information dictionary ชุดฟิลด์แบบดั้งเดิมที่โปรแกรมอ่านจะแสดงในคุณสมบัติเอกสาร คุณจะเห็น Title, Author, Subject, Keywords, Creator (แอปที่ใช้เขียนเอกสาร) และ Producer ซอฟต์แวร์ที่เป็นคนเขียนไฟล์ PDF จริงๆ ถัดจากนั้นคือ CreationDate และ ModifyDate ซึ่งมักจะอยู่ในรูป D:20240418103122+02'00' ที่เข้ารหัสทั้งโซนเวลาและเวลาขณะนั้น
ตำแหน่งที่สองคือ XMP แพ็กเกจเมทาดาทาแบบ XML ของ Adobe XMP สามารถซ้ำฟิลด์เดิมได้ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง และเป็นที่ที่เอกสารประกาศข้อมูลต่างๆ เช่น ระดับความสอดคล้องกับ PDF/A ตัวระบุเอกสารถาวรที่คงอยู่แม้มีการแก้ไข และประวัติว่าแอปใดบ้างที่เคยเปิดหรือแก้ไขเอกสารนี้
มีสองฟิลด์ที่ควรตรวจดูอีกครั้งก่อนแชร์ไฟล์ Author มักถูกกรอกอัตโนมัติจากชื่อบัญชีของผู้ที่ลงชื่อเข้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ และ Producer ระบุชื่อซอฟต์แวร์ของคุณพร้อมเวอร์ชัน PDF ที่ส่งออกจากโทรศัพท์หรือแอปกล้องยังอาจรับเมทาดาทามาจากรูปภาพภายในด้วย ข้อมูลเหล่านี้ทั้งหมดจะไม่ปรากฏให้เห็นบนหน้าเอกสาร
โครงสร้างของไฟล์ยังรายงานข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารด้วย เช่น เวอร์ชัน PDF ที่บอกผู้อ่านว่าควรคาดหวังฟีเจอร์ใด จำนวนหน้า ขนาดหน้าเป็นหน่วยพอยต์ การหมุนหน้า ไฟล์ถูกแท็กสำหรับโปรแกรมอ่านหน้าจอหรือไม่ และไฟล์ถูกเข้ารหัสหรือเซ็นลายเซ็นดิจิทัลหรือไม่
ควรใช้ PDF เมื่อใด
ใช้ PDF เมื่อต้องการให้เลย์เอาต์สำคัญและเอกสารเสร็จสมบูรณ์แล้ว เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องพิมพ์ เซ็น เก็บเข้าระบบ หรือส่งให้คนที่คุณไม่สามารถขอให้ติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมได้
ไม่ควรใช้ PDF ระหว่างที่ยังเขียนอยู่ เพราะ PDF แก้ไขได้ไม่สะดวก (คุณกำลังย้ายอ็อบเจ็กต์บนหน้า ไม่ใช่จัดเรียงย่อหน้าใหม่) ควรเก็บต้นฉบับที่แก้ไขได้ในรูปแบบเอกสารของโปรแกรมประมวลผลคำ แล้วส่งออกเป็น PDF เมื่อเสร็จแล้ว นอกจากนี้ยังอ่านบนโทรศัพท์ได้ไม่ดี เพราะหน้าคงที่ไม่สามารถจัดเรียงให้พอดีกับหน้าจอแคบได้ ในขณะที่รูปแบบ ebook รองรับเรื่องนี้ได้ดีกว่ามาก สำหรับการเก็บถาวรระยะยาว โปรไฟล์ PDF/A ถูกออกแบบมาเพื่อห้ามใช้ฟีเจอร์ที่ทำให้การเปิด PDF ปกติในอีกยี่สิบปีข้างหน้าเป็นความเสี่ยง