PDF significa Portable Document Format (formato de documento portátil). Adobe lo creó para que un documento llegara exactamente como su autor lo había diseñado, en cualquier ordenador, con cualquier impresora, tanto si el lector tenía instaladas las fuentes como si no. Esa promesa es la razón por la que PDF se convirtió en el formato para contratos, facturas, manuales, formularios, billetes e informes científicos. Adobe entregó la especificación a la Organización Internacional de Normalización en 2008, por lo que PDF es ahora un estándar abierto y no el formato de una sola empresa.
Cómo un PDF almacena una página
Un PDF no es una imagen de una página ni un documento de un procesador de textos. Es una colección de objetos numerados (páginas, fuentes, imágenes, definiciones de color, anotaciones) más una tabla al final del archivo que indica dónde empieza cada objeto. Un objeto de página contiene una lista de instrucciones de dibujo: coloca este glifo en estas coordenadas, rellena este rectángulo con ese color, sitúa esta imagen en ese cuadro.
Como las instrucciones son geométricas y no basadas en píxeles, el texto de un PDF se mantiene nítido a cualquier nivel de zoom y normalmente se puede seleccionar y buscar. La excepción es un PDF escaneado, que es una fotografía de papel envuelta en un objeto de página: no contiene texto alguno hasta que alguien aplica reconocimiento óptico de caracteres.
Las fuentes suelen ir incrustadas, lo que significa que una copia de la tipografía viaja dentro del archivo. Eso mantiene el diseño idéntico en una máquina que nunca ha tenido esa fuente instalada, y también explica por qué un PDF de una carta de una página puede ocupar varios megabytes. Un PDF puede comprimir sus objetos individualmente y, a partir de PDF 1.5, puede agrupar muchos objetos pequeños en un único flujo comprimido, por lo que dos archivos con contenido idéntico pueden diferir mucho en tamaño.
Qué metadatos contiene un PDF
PDF incluye más metadatos de lo que la mayoría de la gente imagina, y los guarda en dos lugares a la vez.
El primero es el diccionario de información del documento, el conjunto clásico de campos que un visor muestra en las propiedades del documento. Verás Title, Author, Subject, Keywords, Creator (la aplicación en la que se redactó el documento) y Producer, el software que realmente escribió el PDF. Junto a ellos están CreationDate y ModifyDate, normalmente con sello en la forma D:20240418103122+02'00', que codifica tanto la zona horaria como el momento.
El segundo es XMP, el paquete de metadatos basado en XML de Adobe. XMP puede repetir los mismos campos en una forma estructurada, y es donde un documento declara cosas como su nivel de conformidad PDF/A, un identificador de documento persistente que sobrevive a las ediciones y un historial de qué aplicaciones lo han modificado.
Dos de estos campos merecen revisarse antes de compartir un archivo. Author suele rellenarse automáticamente a partir del nombre de la cuenta de la persona que ha iniciado sesión en el ordenador, y Producer identifica tu software incluso con la versión. Un PDF exportado desde un móvil o una app de cámara también puede heredar metadatos de las imágenes que contiene. Nada de eso es visible en la página.
La propia estructura también informa sobre el documento: la versión de PDF que indica a un visor qué funciones debe esperar, el número de páginas, el tamaño de página en puntos, la rotación, si el archivo está etiquetado para lectores de pantalla y si está cifrado o firmado digitalmente.
Cuándo usar PDF
Usa PDF cuando el diseño importe y el documento esté terminado. Es la opción adecuada para cualquier cosa que vaya a imprimirse, firmarse, archivarse o leerse por alguien a quien no puedes pedir que instale software.
No es la opción adecuada mientras sigues redactando. PDF es difícil de editar (mueves objetos en una página, no reformateas un párrafo), así que conserva el original editable en un formato de procesador de textos y exporta a PDF al final. También se lee mal en un móvil, porque una página fija no puede adaptarse a una pantalla estrecha; un formato de libro electrónico gestiona eso mucho mejor. Para el archivo a largo plazo, el perfil PDF/A existe precisamente para prohibir las funciones que hacen que un PDF normal sea arriesgado de abrir dentro de veinte años.