PDF 是 Portable Document Format（可移植文档格式）的缩写。Adobe 创建它，是为了让文档在任何电脑上、用任何打印机打开时，都能完全按作者的意图显示出来，而不受读者是否安装了相应字体的影响。正是这个特性，使 PDF 成为合同、发票、手册、表单、车票和科研论文常用的文件格式。2008 年，Adobe 将规范交给了国际标准化组织（ISO），因此 PDF 现在是一个开放标准，而不再是一家公司的私有格式。
PDF 如何存储页面
PDF 不是页面的图片，也不是文字处理软件的文档。它是由带编号的对象（页面、字体、图像、颜色定义、批注）组成的集合，再加上文件末尾的一张表格，用来说明每个对象从哪里开始。一个页面对象保存了一系列绘图指令：在这些坐标放置这个字形，用那种颜色填充这个矩形，在那个区域放置这张图片。
由于这些指令是几何而非像素级的，PDF 中的文本在任意缩放下都能保持清晰，而且通常可以选择和搜索。例外情况是扫描版 PDF，它是包裹在页面对象里的纸张照片：在运行光学字符识别之前，其中其实没有任何文本。
字体通常会被嵌入，也就是说字体的一个副本会随文件一起保存。这可以确保即使在从未安装过该字体的设备上，版面也完全一致，同时这也是一页纸的信件 PDF 可能有好几兆大小的原因。PDF 可以分别压缩各个对象，从 PDF 1.5 开始，还可以把许多小对象打包进一个压缩流中，这就是为什么内容看起来相同的两个文件，大小可能相差很大的原因。
PDF 包含哪些元数据
PDF 所携带的元数据比大多数人预期的要多，而且同时保存在两个位置。
第一个是文档信息字典，也就是阅读器在“文档属性”中显示的经典字段集合。你会看到 Title、Author、Subject、Keywords、Creator（编写文档的应用）以及 Producer，也就是实际生成 PDF 的软件。旁边还有 CreationDate 和 ModifyDate，通常类似 D:20240418103122+02'00' 这样的时间戳，其中同时编码了时区和时间点。
第二个是XMP，即 Adobe 基于 XML 的元数据包。XMP 可以以结构化形式重复这些字段，也是文档声明其 PDF/A 兼容级别、可在编辑后仍保持不变的持久文档标识符，以及记录曾经处理过该文档的应用历史的地方。
在分享文件前，有两个字段值得特别留意。Author 往往会自动从当时登录电脑的帐户名中填写，而 Producer 会精确到版本号地写出你所使用的软件。从手机或相机应用导出的 PDF 还可能继承其中图片自带的元数据。这些内容在页面上都是看不见的。
PDF 的结构本身也在“说明”这个文档：用于指示阅读器应该支持哪些功能的PDF 版本、页数、以点为单位的页面尺寸、页面旋转角度、文件是否为屏幕阅读器添加了标记，以及是否已加密或进行了数字签名。
何时使用 PDF
当版式很重要且文档已定稿时，请使用 PDF。对于需要打印、签署、归档，或交给无法要求对方安装特定软件的人阅读的内容，PDF 是合适的选择。
在你仍在撰写文档时，它则不是合适的选择。PDF 不方便编辑（你是在移动页面上的对象，而不是重排一段文字），因此请将可编辑的原件保存在文字处理软件格式中，最后再导出为 PDF。PDF 在手机上的阅读体验也不好，因为固定页面无法适应窄屏重新排版；电子书格式在这方面处理得更好。对于长期归档，PDF/A 配置文件的存在，就是为了禁止那些会让一个普通 PDF 在二十年后难以安全打开的功能。