PDF là viết tắt của Portable Document Format. Adobe tạo ra PDF để tài liệu luôn hiển thị chính xác như ý tác giả trên mọi máy tính, với mọi máy in, dù người đọc có hay không có các phông chữ được dùng trong tài liệu. Chính cam kết đó là lý do PDF trở thành định dạng cho hợp đồng, hóa đơn, sách hướng dẫn, biểu mẫu, vé và các bài báo khoa học. Năm 2008, Adobe đã chuyển giao đặc tả cho Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, vì vậy PDF hiện là một tiêu chuẩn mở chứ không còn là định dạng thuộc sở hữu của một công ty.
Cách một PDF lưu trữ một trang
PDF không phải là hình chụp của một trang và cũng không phải là tài liệu của trình soạn thảo văn bản. Nó là một tập hợp các đối tượng được đánh số (trang, phông chữ, hình ảnh, định nghĩa màu, chú thích) cùng với một bảng ở cuối tệp cho biết mỗi đối tượng bắt đầu ở đâu. Một đối tượng trang chứa danh sách các lệnh vẽ: đặt glyph này tại các tọa độ này, tô hình chữ nhật này bằng màu kia, chèn hình ảnh này vào khung đó.
Vì các lệnh mang tính hình học chứ không dựa trên pixel, văn bản trong PDF luôn sắc nét ở mọi mức thu phóng và thường có thể được chọn và tìm kiếm. Ngoại lệ là PDF được quét, vốn chỉ là ảnh chụp tờ giấy được bọc trong một đối tượng trang: không có văn bản nào bên trong cho đến khi có người chạy nhận dạng ký tự quang học trên nó.
Phông chữ thường được nhúng, nghĩa là một bản sao kiểu chữ được chứa ngay trong tệp. Nhờ vậy mà bố cục vẫn giữ nguyên trên một máy tính chưa từng cài đặt phông chữ đó, đồng thời cũng là lý do một tệp PDF chỉ có một trang thư vẫn có thể nặng vài megabyte. Một PDF có thể nén từng đối tượng riêng lẻ, và từ PDF 1.5 trở đi, nó có thể gói nhiều đối tượng nhỏ vào một luồng nén duy nhất, đó là lý do hai tệp có nội dung giống hệt nhau vẫn có thể chênh lệch lớn về dung lượng.
PDF chứa những siêu dữ liệu nào
PDF chứa nhiều metadata hơn hầu hết mọi người nghĩ, tại hai vị trí cùng lúc.
Vị trí thứ nhất là từ điển thông tin tài liệu, tập trường kinh điển mà trình đọc hiển thị trong phần thuộc tính tài liệu. Bạn sẽ thấy Title, Author, Subject, Keywords, Creator (ứng dụng dùng để soạn tài liệu) và Producer, phần mềm thực sự tạo tệp PDF. Đi cùng chúng là CreationDate và ModifyDate, thường được đóng dấu theo dạng D:20240418103122+02'00', mã hóa cả múi giờ lẫn thời điểm.
Vị trí thứ hai là XMP, gói metadata dựa trên XML của Adobe. XMP có thể lặp lại cùng các trường đó ở dạng có cấu trúc, và đây là nơi tài liệu khai báo những thông tin như mức độ tuân thủ PDF/A, mã định danh tài liệu cố định không đổi sau khi chỉnh sửa, và lịch sử các ứng dụng đã tác động lên nó.
Hai trong số các trường này đáng được kiểm tra kỹ trước khi bạn chia sẻ tệp. Author thường được điền tự động từ tên tài khoản của người đang đăng nhập vào máy tính, và Producer ghi rõ tên phần mềm bạn dùng kèm theo phiên bản. Một PDF được xuất từ điện thoại hoặc từ app máy ảnh cũng có thể kế thừa metadata từ các ảnh bên trong nó. Tất cả những thông tin đó đều không hiển thị trên trang.
Chính cấu trúc cũng cho biết thêm về tài liệu: phiên bản PDF cho trình đọc biết cần hỗ trợ tính năng nào, số trang, kích thước trang tính theo point, góc xoay trang, tệp có được gắn thẻ cho trình đọc màn hình hay không, và liệu nó có được mã hóa hoặc ký số hay không.
Khi nào nên sử dụng PDF
Hãy dùng PDF khi bố cục quan trọng và tài liệu đã hoàn chỉnh. Đây là lựa chọn phù hợp cho mọi thứ cần in, ký, lưu trữ hoặc gửi cho người mà bạn không thể yêu cầu cài thêm phần mềm.
Đừng dùng PDF khi bạn vẫn đang soạn thảo. PDF bất tiện để chỉnh sửa (bạn đang di chuyển các đối tượng trên trang, chứ không phải dàn lại đoạn văn), vì vậy hãy giữ bản gốc có thể chỉnh sửa ở định dạng trình soạn thảo văn bản và chỉ xuất ra PDF khi hoàn tất. PDF cũng khó đọc trên điện thoại vì một trang cố định không thể tự dàn lại cho vừa màn hình hẹp; định dạng ebook xử lý việc này tốt hơn nhiều. Đối với lưu trữ dài hạn, hồ sơ PDF/A tồn tại chính là để cấm những tính năng khiến một tệp PDF thông thường trở nên rủi ro khi mở lại sau hai mươi năm.