Το XLSX είναι η μορφή υπολογιστικού φύλλου στην οποία το Microsoft Excel αποθηκεύει προεπιλεγμένα από το Excel 2007 και μετά, αντικαθιστώντας το δυαδικό XLS. Είναι το υπολογιστικό φύλλο της ίδιας οικογένειας Office Open XML με το DOCX, που έχει δημοσιευτεί ως ECMA-376 και ως πρότυπο ISO, γι' αυτό το LibreOffice Calc, τα Google Sheets και το Apple Numbers μπορούν να το διαβάζουν και να το γράφουν.
Πώς ένα αρχείο XLSX αποθηκεύει ένα βιβλίο εργασίας
Ένα XLSX είναι ένα αρχείο ZIP. Στο εσωτερικό, το xl/workbook.xml καταγράφει τα φύλλα και τα επώνυμα εύρη, και κάθε φύλλο έχει το δικό του μέρος κάτω από το xl/worksheets/ που περιέχει γραμμές, κελιά, τύπους και αναφορές κελιών.
Υπάρχει ένα μέρος που αξίζει να γνωρίζετε: το xl/sharedStrings.xml, ο πίνακας κοινόχρηστων συμβολοσειρών. Αντί να επαναλαμβάνει μια τιμή κειμένου σε κάθε κελί που τη χρησιμοποιεί, το Excel αποθηκεύει κάθε διαφορετική συμβολοσειρά μία φορά και τα κελιά δείχνουν σε αυτή με βάση το ευρετήριό της. Αυτό είναι που εμποδίζει ένα υπολογιστικό φύλλο με πενήντα χιλιάδες επαναλαμβανόμενες ετικέτες κατηγοριών να γίνει τεράστιο, και είναι ο λόγος που μια τιμή κειμένου μπορεί να παραμένει στο αρχείο ακόμη και μετά τη διαγραφή του τελευταίου κελιού που τη χρησιμοποιούσε.
Οι τύποι αποθηκεύονται ως κείμενο μαζί με ένα αποθηκευμένο αποτέλεσμα, ώστε ένας αναγνώστης που δεν μπορεί να αξιολογήσει έναν τύπο να μπορεί παρ' όλα αυτά να εμφανίσει την τελευταία τιμή που υπολόγισε το Excel. Τα γραφήματα, οι ορισμοί συγκεντρωτικών πινάκων (pivot tables), οι κανόνες υπό όρους μορφοποίησης και οι ενσωματωμένες εικόνες έχουν το καθένα το δικό του μέρος. Η συμπίεση ZIP σε όλο αυτό το XML είναι ο λόγος που ένα XLSX είναι συνήθως ένα μικρό κλάσμα του μεγέθους του αντίστοιχου XLS.
Τι μεταδεδομένα περιέχει ένα XLSX
Οι βασικές και οι επεκταμένες ιδιότητες είναι το ίδιο ζεύγος όπως στο DOCX. Οι βασικές σας δίνουν Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By και τις χρονικές σημάνσεις δημιουργίας και τροποποίησης. Οι επεκταμένες σας δίνουν Application και AppVersion, Company και (για υπολογιστικά φύλλα) μια λίστα με τα ονόματα των φύλλων και τα επώνυμα εύρη στο βιβλίο εργασίας, κάτι που αποκαλύπτει τη δομή ενός αρχείου χωρίς να το ανοίξετε.
Ένα υπολογιστικό φύλλο επίσης διαρρέει πληροφορίες με τρόπους που ένα έγγραφο κειμένου δεν το κάνει, και αξίζει να σταθούμε σε αυτό. Οι κρυφές γραμμές, οι κρυφές στήλες και τα κρυφά φύλλα παραμένουν μέσα στο αρχείο· η απόκρυψη είναι ρύθμιση εμφάνισης, όχι διαγραφή. Τα σχόλια κελιών και οι σημειώσεις ταξιδεύουν με το βιβλίο εργασίας. Ένας συγκεντρωτικός πίνακας διατηρεί ένα αποθηκευμένο αντίγραφο των δεδομένων προέλευσής του, ώστε ένας πίνακας που συνοψίζει ένα εμπιστευτικό φύλλο να μπορεί ακόμη να περιέχει τις τιμές αυτού του φύλλου μετά τη διαγραφή του ίδιου του φύλλου. Οι εξωτερικοί σύνδεσμοι καταγράφουν την πλήρη διαδρομή του βιβλίου εργασίας στο οποίο δείχνουν, συμπεριλαμβανομένων των κοινόχρηστων πόρων δικτύου.
Αν πρόκειται να στείλετε ένα υπολογιστικό φύλλο εκτός του οργανισμού σας, αυτά τα τέσσερα είναι όσα πρέπει να ελέγξετε, με αυτή τη σειρά. Κανένα τους δεν εμφανίζεται στην οθόνη.
Πότε να χρησιμοποιείτε XLSX
Χρησιμοποιήστε XLSX για οποιοδήποτε ενεργό υπολογιστικό φύλλο: είναι συμπαγές, διατηρεί τους τύπους ενεργούς, υποστηρίζει κάθε τρέχουσα λειτουργία του Excel και ανοίγει παντού.
Χρησιμοποιήστε CSV όταν χρειάζεστε μόνο τους αριθμούς και θέλετε μια μορφή που θα εξακολουθεί να αναλύεται σε είκοσι χρόνια, αλλά αποδεχτείτε ότι το CSV δεν διατηρεί τύπους, μορφοποίηση ή πολλαπλά φύλλα. Εξαγάγετε σε PDF όταν στέλνετε μια αναφορά που κάποιος πρέπει να διαβάσει και όχι να επεξεργαστεί, κάτι που επίσης λύνει το πρόβλημα των κρυφών δεδομένων με μία κίνηση. Κρατήστε το XLS μόνο για πραγματικά παλιό λογισμικό που δεν μπορεί να ανοίξει τίποτα νεότερο.