XLSX وہ اسپریڈشیٹ فارمیٹ ہے جس میں Microsoft Excel نے Excel 2007 سے بطور ڈیفالٹ فائلیں محفوظ کی ہیں، جس نے بائنری XLS کی جگہ لی۔ یہ Office Open XML فیملی کے اسی گروپ کی اسپریڈشیٹ قسم ہے جس میں DOCX شامل ہے، جسے ECMA-376 اور ایک ISO معیار کے طور پر شائع کیا گیا ہے، اسی لیے LibreOffice Calc، Google Sheets اور Apple Numbers سب اسے پڑھ اور لکھ سکتے ہیں۔
XLSX ایک ورک بک کو کیسے محفوظ کرتا ہے
XLSX اصل میں ایک ZIP آرکائیو ہوتا ہے۔ اس کے اندر xl/workbook.xml شیٹس اور نامزد رینجز کی فہرست رکھتا ہے، اور ہر شیٹ کے لیے xl/worksheets/ کے تحت اس کا اپنا حصہ ہوتا ہے جس میں قطاریں، سیلز، فارمولے اور سیل ریفرنسز محفوظ ہوتے ہیں۔
ایک حصہ خاص طور پر جاننے کے قابل ہے: xl/sharedStrings.xml، shared string table۔ ہر سیل میں استعمال ہونے والی متن کی ویلیو کو بار بار دہرانے کے بجائے، Excel ہر منفرد سٹرنگ کو صرف ایک بار محفوظ کرتا ہے اور سیلز اس کی طرف انڈیکس کے ذریعے اشارہ کرتے ہیں۔ یہی وہ چیز ہے جو پچاس ہزار بار دہرائے گئے category labels والی اسپریڈشیٹ کو بے حد بڑی ہونے سے بچاتی ہے، اور اسی لیے کوئی متن اس وقت بھی فائل میں موجود رہ سکتا ہے جب اسے استعمال کرنے والا آخری سیل صاف کر دیا گیا ہو۔
فارمولے متن کے طور پر ایک cached نتیجے کے ساتھ محفوظ ہوتے ہیں، تاکہ کوئی ایسا ریڈر جو فارمولا کیلکولیٹ نہیں کر سکتا پھر بھی Excel کے نکالے گئے آخری ویلیو کو دکھا سکے۔ چارٹس، pivot table کی تعریفیں، conditional formatting کے قواعد اور ایمبیڈڈ امیجز، ہر ایک کا اپنا حصہ ہوتا ہے۔ اسی تمام XML پر ZIP کمپریشن کی وجہ سے XLSX عام طور پر اسی کے مساوی XLS کے سائز کے ایک حصے کے برابر ہوتا ہے۔
XLSX میں کون سا میٹاڈیٹا شامل ہوتا ہے
core اور extended properties بالکل وہی جوڑی ہیں جو DOCX میں ہوتی ہیں۔ core آپ کو Title، Subject، Creator، Keywords، Description، Last Modified By، اور تیار کیے جانے اور ترمیم کیے جانے کے timestamps دیتی ہے۔ extended آپ کو Application اور AppVersion، Company اور (اسپریڈشیٹس کے لیے) ورک بک کے اندر موجود شیٹس کے ناموں اور نامزد رینجز کی فہرست دیتی ہے، جو فائل کو کھولے بغیر ہی اس کی ساخت ظاہر کرتی ہے۔
اسپریڈشیٹ ان طریقوں سے بھی معلومات ظاہر کر دیتی ہے جن سے ایک ٹیکسٹ دستاویز نہیں کرتی، اور اس پر توجہ دینا ضروری ہے۔ hidden rows، hidden columns اور hidden sheets اب بھی فائل کے اندر موجود ہوتے ہیں؛ چھپانا صرف display سیٹنگ ہے، ڈیلیٹ نہیں۔ سیل کے comments اور notes ورک بک کے ساتھ منتقل ہوتے ہیں۔ pivot table اپنے source data کی cached copy رکھتی ہے، اس لیے کسی خفیہ شیٹ کا خلاصہ کرنے والی pivot، اس شیٹ کو حذف کر دینے کے بعد بھی اس کی ویلیوز رکھ سکتی ہے۔ external links اس ورک بک کا پورا path ریکارڈ کرتے ہیں جس کی طرف وہ اشارہ کرتے ہیں، جس میں network shares بھی شامل ہو سکتے ہیں۔
اگر آپ کسی اسپریڈشیٹ کو اپنی تنظیم سے باہر بھیجنے والے ہیں، تو انہی چار چیزوں کو اسی ترتیب سے چیک کریں۔ ان میں سے کوئی بھی اسکرین پر نظر نہیں آتی۔
XLSX کب استعمال کریں
کسی بھی working اسپریڈشیٹ کے لیے XLSX استعمال کریں: یہ کم جگہ گھیرتا ہے، فارمولوں کو فعال رکھتا ہے، Excel کی تمام موجودہ خصوصیات کو سپورٹ کرتا ہے، اور ہر جگہ کھل جاتا ہے۔
CSV اس وقت استعمال کریں جب آپ کو صرف نمبروں کی ضرورت ہو اور ایسا فارمیٹ چاہیے جو بیس سال بعد بھی parse ہو سکے، لیکن یہ قبول کریں کہ CSV فارمولے، فارمیٹنگ یا متعدد شیٹس میں سے کسی کو محفوظ نہیں رکھتا۔ جب آپ ایسی رپورٹ بھیج رہے ہوں جسے صرف پڑھا جانا چاہیے، ایڈٹ نہیں، تو اسے PDF میں ایکسپورٹ کریں، جو ایک ہی مرحلے میں hidden ڈیٹا کے مسئلے کو بھی حل کر دیتا ہے۔ XLS کو صرف واقعی پرانے سوفٹ ویئر کے لیے رکھیں جو اس سے نئے فارمیٹس نہیں کھول سکتا۔