XLSX ist das Tabellenformat, in das Microsoft Excel seit Excel 2007 standardmäßig speichert und das das binäre XLS ersetzt hat. Es ist das Tabellenkalkulationsmitglied derselben Office-Open-XML-Familie wie DOCX, veröffentlicht als ECMA-376 und als ISO-Standard. Deshalb können LibreOffice Calc, Google Sheets und Apple Numbers XLSX-Dateien lesen und schreiben.
Wie eine XLSX-Datei eine Arbeitsmappe speichert
Ein XLSX ist ein ZIP-Archiv. Darin listet xl/workbook.xml die Tabellenblätter und definierten Namen auf, und jedes Tabellenblatt hat seinen eigenen Teil unter xl/worksheets/, der Zeilen, Zellen, Formeln und Zellbezüge enthält.
Ein Teil ist besonders wichtig: xl/sharedStrings.xml, die Shared-String-Tabelle. Statt einen Textwert in jeder Zelle zu wiederholen, die ihn nutzt, speichert Excel jede unterschiedliche Zeichenkette genau einmal und lässt die Zellen per Index darauf verweisen. So wird verhindert, dass eine Tabelle mit fünfzigtausend wiederholten Kategorienamen riesig wird, und deshalb kann ein Textwert in der Datei bleiben, selbst nachdem die letzte Zelle, die ihn verwendet hat, geleert wurde.
Formeln werden als Text zusammen mit einem zwischengespeicherten Ergebnis gespeichert, damit ein Programm, das eine Formel nicht auswerten kann, trotzdem den letzten von Excel berechneten Wert anzeigen kann. Diagramme, Pivot-Tabellen-Definitionen, Regeln für bedingte Formatierung und eingebettete Bilder bekommen jeweils ihren eigenen Teil. Die ZIP-Komprimierung all dieses XML ist der Grund, warum ein XLSX in der Regel nur einen Bruchteil der Größe des entsprechenden XLS hat.
Welche Metadaten eine XLSX-Datei enthält
Die Kern- und erweiterten Eigenschaften sind dieselben wie bei DOCX. Die Kern-Eigenschaften geben dir Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By sowie die Erstellungs- und Änderungszeitstempel. Die erweiterten Eigenschaften geben dir Application und AppVersion, Company und (für Tabellen) eine Liste der Blattnamen und definierten Namen in der Arbeitsmappe. So lässt sich die Struktur einer Datei erkennen, ohne sie zu öffnen.
Eine Tabelle gibt auch Dinge preis, die ein Textdokument nicht verrät, und darauf solltest du achten. Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Blätter sind weiterhin in der Datei; ausblenden ist eine Anzeigeeinstellung, keine Löschung. Zellkommentare und Notizen reisen mit der Arbeitsmappe mit. Eine Pivot-Tabelle behält eine zwischengespeicherte Kopie ihrer Quelldaten, sodass eine Pivot-Tabelle, die ein vertrauliches Blatt zusammenfasst, dessen Werte noch enthalten kann, nachdem das Blatt selbst gelöscht wurde. Externe Verknüpfungen speichern den vollständigen Pfad der Arbeitsmappe, auf die sie zeigen, einschließlich Netzlaufwerken.
Wenn du kurz davor bist, eine Tabelle außerhalb deiner Organisation zu versenden, solltest du genau diese vier Punkte in dieser Reihenfolge prüfen. Keiner davon ist auf dem Bildschirm sichtbar.
Wann du XLSX verwendest
Verwende XLSX für jede aktive Tabelle: Es ist kompakt, hält Formeln lebendig, unterstützt alle aktuellen Excel-Funktionen und lässt sich überall öffnen.
Nutze stattdessen CSV, wenn du nur die Zahlen brauchst und ein Format willst, das auch in zwanzig Jahren noch lesbar ist, akzeptiere aber, dass CSV keine Formeln, keine Formatierung und keine mehreren Blätter speichert. Exportiere nach PDF, wenn du einen Bericht verschickst, der gelesen und nicht bearbeitet werden soll. Das löst auch das Problem versteckter Daten in einem Schritt. Reserviere XLS für wirklich alte Software, die nichts Neueres öffnen kann.