XLSX jest formatem arkusza kalkulacyjnego, do którego Microsoft Excel domyślnie zapisuje pliki od wersji Excel 2007, zastępując binarny format XLS. To arkuszowy członek tej samej rodziny Office Open XML co DOCX, opublikowanej jako ECMA-376 i jako standard ISO, dlatego LibreOffice Calc, Google Sheets i Apple Numbers mogą go odczytywać i zapisywać.
Jak plik XLSX zapisuje skoroszyt
Plik XLSX jest archiwum ZIP. Wewnątrz xl/workbook.xml zawiera listę arkuszy i nazwanych zakresów, a każdy arkusz ma swoją własną część pod xl/worksheets/, przechowującą wiersze, komórki, formuły i odwołania do komórek.
Warto znać jedną część: xl/sharedStrings.xml, czyli wspólną tablicę ciągów tekstowych. Zamiast powtarzać wartość tekstową w każdej komórce, która jej używa, Excel zapisuje każdy unikalny ciąg tylko raz, a komórki wskazują go przez indeks. Dzięki temu arkusz z pięćdziesięcioma tysiącami powtarzających się etykiet kategorii nie staje się ogromny, a wartość tekstowa może pozostać w pliku nawet po wyczyszczeniu ostatniej komórki, która jej używała.
Formuły są przechowywane jako tekst wraz z buforowanym wynikiem, dzięki czemu czytnik, który nie potrafi obliczyć formuły, nadal może pokazać ostatnią wartość obliczoną przez Excel. Wykresy, definicje tabel przestawnych, reguły formatowania warunkowego i osadzone obrazy mają swoje własne części. Kompresja ZIP zastosowana do całego tego XML powoduje, że XLSX jest zazwyczaj tylko ułamkiem rozmiaru równoważnego pliku XLS.
Jakie metadane zawiera plik XLSX
Podstawowe i rozszerzone właściwości są takie same jak w DOCX. Podstawowe dają ci Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By oraz znaczniki czasu utworzenia i modyfikacji. Rozszerzone dają Application i AppVersion, Company oraz (dla arkuszy) listę nazw arkuszy i nazwanych zakresów w skoroszycie, co ujawnia strukturę pliku bez jego otwierania.
Arkusz kalkulacyjny ujawnia też informacje w sposób, w jaki nie robi tego dokument tekstowy, i warto się przy tym zatrzymać. Ukryte wiersze, ukryte kolumny i ukryte arkusze nadal znajdują się w pliku; ukrywanie to ustawienie wyświetlania, a nie usunięcie. Komentarze i notatki w komórkach podróżują ze skoroszytem. Tabela przestawna przechowuje zbuforowaną kopię swoich danych źródłowych, więc tabela podsumowująca poufny arkusz może nadal zawierać jego wartości po usunięciu samego arkusza. Linki zewnętrzne zapisują pełną ścieżkę do skoroszytu, na który wskazują, w tym udziałów sieciowych.
Jeśli zamierzasz wysłać arkusz kalkulacyjny poza swoją organizację, sprawdź właśnie te cztery elementy, w tej kolejności. Żaden z nich nie jest widoczny na ekranie.
Kiedy używać formatu XLSX
Używaj XLSX dla każdego roboczego arkusza kalkulacyjnego: plik jest niewielki, zachowuje działające formuły, obsługuje wszystkie aktualne funkcje Excela i otworzy się wszędzie.
Zastosuj CSV, gdy potrzebujesz tylko danych liczbowych i formatu, który da się odczytać także za dwadzieścia lat, ale zaakceptuj, że CSV nie przechowuje formuł, formatowania ani wielu arkuszy. Eksportuj do PDF, gdy wysyłasz raport przeznaczony do czytania, a nie edycji, co przy okazji jednym ruchem rozwiązuje problem ukrytych danych. Zostaw XLS wyłącznie dla naprawdę starego oprogramowania, które nie potrafi otworzyć nowszych formatów.