XLSX वह स्प्रेडशीट फ़ॉर्मेट है जिसमें Microsoft Excel ने Excel 2007 से डिफ़ॉल्ट रूप से सेव करना शुरू किया, जिसने बाइनरी XLS को बदल दिया। यह उसी Office Open XML फ़ैमिली का स्प्रेडशीट सदस्य है जिसमें DOCX शामिल है, जिसे ECMA-376 और एक ISO मानक के रूप में प्रकाशित किया गया है, इसलिए LibreOffice Calc, Google Sheets और Apple Numbers सभी इसे पढ़ और लिख सकते हैं।
एक XLSX एक वर्कबुक को कैसे संग्रहीत करता है
एक XLSX एक ZIP आर्काइव होता है। इसके अंदर, xl/workbook.xml शीट्स और नाम दिए गए रेंजों की सूची रखता है, और हर शीट को xl/worksheets/ के अंतर्गत अपना अलग भाग मिलता है, जिसमें पंक्तियाँ, सेल, सूत्र और सेल संदर्भ संग्रहित होते हैं।
एक भाग जानने लायक है: xl/sharedStrings.xml, shared string table। हर सेल में इस्तेमाल होने वाले किसी टेक्स्ट मान को बार-बार दोहराने के बजाय, Excel हर अलग स्ट्रिंग को केवल एक बार संग्रहित करता है और सेल उन्हें इंडेक्स के ज़रिए इंगित करते हैं। यही एक स्प्रेडशीट को, जिसमें पचास हज़ार बार दोहराए गए श्रेणी लेबल हों, बहुत बड़ा होने से बचाता है, और यही कारण है कि कोई टेक्स्ट मान फ़ाइल में बना रह सकता है, भले ही उसे इस्तेमाल करने वाला आखिरी सेल मिटा दिया गया हो।
सूत्रों को टेक्स्ट के रूप में एक cached परिणाम के साथ संग्रहित किया जाता है, ताकि कोई रीडर जो सूत्र का मूल्यांकन नहीं कर सकता, फिर भी Excel द्वारा निकाला गया आखिरी मान दिखा सके। चार्ट, पिवट टेबल परिभाषाएँ, conditional formatting नियम और embedded छवियाँ, सभी को अपना अलग भाग मिलता है। इतनी सारी XML पर ZIP compression ही वह कारण है कि XLSX आम तौर पर समकक्ष XLS की तुलना में बहुत छोटा होता है।
एक XLSX कौन सा मेटाडेटा रखता है
कोर और extended गुण वही जोड़ी हैं जो DOCX में होती हैं। Core में आपको Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By, और बनाए जाने व संशोधित किए जाने के timestamps मिलते हैं। Extended में आपको Application और AppVersion, Company, और (स्प्रेडशीट के लिए) वर्कबुक में शीट नामों और नाम दिए गए रेंजों की सूची मिलती है, जो बिना फ़ाइल खोले उसकी संरचना प्रकट कर देती है।
एक स्प्रेडशीट ऐसे तरीकों से भी जानकारी बाहर कर सकती है, जिनसे एक टेक्स्ट डॉक्यूमेंट नहीं करता, और इस पर ध्यान देना ज़रूरी है। छिपी हुई पंक्तियाँ, छिपे हुए कॉलम और छिपी हुई शीटें फ़ाइल में बनी रहती हैं; छिपाना केवल एक display सेटिंग है, deletion नहीं। सेल टिप्पणियाँ और नोट्स वर्कबुक के साथ चलते हैं। एक पिवट टेबल अपने स्रोत डेटा की cached प्रति रखती है, इसलिए कोई पिवट जो किसी गोपनीय शीट का सार प्रस्तुत करता है, वह उस शीट के मिटा दिए जाने के बाद भी उसके मानों को रख सकता है। External links उस वर्कबुक का पूरा path रिकॉर्ड करते हैं, जिसकी ओर वे इशारा करते हैं, जिनमें नेटवर्क शेयर भी शामिल हैं।
यदि आप अपनी संस्था के बाहर किसी को स्प्रेडशीट भेजने वाले हैं, तो इन्हीं चार बातों को इसी क्रम में जाँचें। इनमें से कोई भी स्क्रीन पर नहीं दिखाई देती।
XLSX का उपयोग कब करें
किसी भी working स्प्रेडशीट के लिए XLSX का उपयोग करें: यह कॉम्पैक्ट है, सूत्रों को सक्रिय रखता है, हर मौजूदा Excel सुविधा को सपोर्ट करता है, और हर जगह खुल जाता है।
जब आपको केवल संख्याएँ चाहिए हों और ऐसा फ़ॉर्मेट चाहिए जो बीस साल बाद भी parse हो सके, तब CSV का उपयोग करें, लेकिन यह स्वीकार करें कि CSV में न तो सूत्र रहते हैं, न फ़ॉर्मेटिंग और न ही कई शीटें। जब आप कोई रिपोर्ट भेज रहे हों जिसे पढ़ा जाना है, संपादित नहीं किया जाना, तब उसे PDF के रूप में एक्सपोर्ट करें; इससे छिपे हुए डेटा की समस्या भी एक ही कदम में हल हो जाती है। XLS को केवल ऐसे पुराने सॉफ़्टवेयर के लिए सुरक्षित रखें जो इससे नए फ़ॉर्मेट नहीं खोल सकते।