XLSX es el formato de hoja de cálculo al que Microsoft Excel guarda por defecto desde Excel 2007, sustituyendo al binario XLS. Es la hoja de cálculo de la misma familia Office Open XML que DOCX, publicada como ECMA-376 y como estándar ISO, por lo que LibreOffice Calc, Google Sheets y Apple Numbers pueden leerlo y escribirlo.
Cómo un XLSX almacena un libro de trabajo
Un XLSX es un archivo ZIP. Dentro, xl/workbook.xml enumera las hojas y los rangos con nombre, y cada hoja tiene su propia parte dentro de xl/worksheets/ que contiene filas, celdas, fórmulas y referencias de celdas.
Hay una parte que conviene conocer: xl/sharedStrings.xml, la tabla de cadenas compartidas. En lugar de repetir un valor de texto en cada celda que lo usa, Excel almacena cada cadena distinta una sola vez y hace que las celdas la señalen por índice. Eso impide que una hoja de cálculo con cincuenta mil etiquetas de categoría repetidas se vuelva enorme, y explica por qué un valor de texto puede seguir en el archivo incluso después de borrar la última celda que lo usaba.
Las fórmulas se almacenan como texto junto con un resultado en caché, de modo que un lector que no pueda evaluar una fórmula aún puede mostrar el último valor calculado por Excel. Los gráficos, las definiciones de tablas dinámicas, las reglas de formato condicional y las imágenes incrustadas tienen cada una su propia parte. La compresión ZIP aplicada a todo ese XML es la razón por la que un XLSX suele ocupar solo una fracción del tamaño de un XLS equivalente.
Qué metadatos contiene un XLSX
Las propiedades básicas y extendidas son el mismo par que en DOCX. Las básicas incluyen Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By y las marcas de tiempo de creación y modificación. Las extendidas incluyen Application y AppVersion, Company y (para hojas de cálculo) una lista de los nombres de las hojas y los rangos con nombre del libro, lo que revela la estructura de un archivo sin abrirlo.
Una hoja de cálculo también filtra información de formas en que un documento de texto no lo hace, y conviene detenerse en esto. Las filas ocultas, las columnas ocultas y las hojas ocultas siguen estando en el archivo; ocultar es un ajuste de visualización, no una eliminación. Los comentarios y las notas de celda viajan con el libro. Una tabla dinámica conserva una copia en caché de sus datos de origen, por lo que una tabla dinámica que resume una hoja confidencial puede seguir conteniendo los valores de esa hoja incluso después de que la hoja se haya eliminado. Los vínculos externos registran la ruta completa del libro al que apuntan, incluidos los recursos compartidos de red.
Si vas a enviar una hoja de cálculo fuera de tu organización, esos cuatro son los aspectos que debes revisar, en ese orden. Ninguno aparece en pantalla.
Cuándo usar XLSX
Usa XLSX para cualquier hoja de cálculo de trabajo: es compacto, mantiene las fórmulas activas, admite todas las funciones actuales de Excel y se abre en cualquier sitio.
Usa CSV cuando solo necesites los números y quieras un formato que siga pudiendo analizarse dentro de veinte años, pero ten en cuenta que CSV no conserva fórmulas, ni formato ni varias hojas. Exporta a PDF cuando envíes un informe que alguien deba leer y no editar, lo que además resuelve el problema de los datos ocultos de una sola vez. Reserva XLS para software realmente antiguo que no pueda abrir formatos más nuevos.