XLSX é o formato de planilha que o Microsoft Excel salva por padrão desde o Excel 2007, substituindo o XLS binário. É o formato de planilha da mesma família Office Open XML que o DOCX, publicado como ECMA-376 e como padrão ISO, por isso o LibreOffice Calc, o Google Sheets e o Apple Numbers conseguem ler e gravar nesse formato.
Como um arquivo XLSX armazena uma pasta de trabalho
Um arquivo XLSX é um arquivo ZIP. Dentro dele, xl/workbook.xml lista as planilhas e os intervalos nomeados, e cada planilha tem sua própria parte em xl/worksheets/ com linhas, células, fórmulas e referências de células.
Há uma parte que vale a pena conhecer: xl/sharedStrings.xml, a tabela de strings compartilhadas. Em vez de repetir um valor de texto em cada célula que o usa, o Excel armazena cada string distinta uma vez e faz as células apontarem para ela por índice. É isso que impede que uma planilha com cinquenta mil rótulos de categoria repetidos se torne enorme e explica por que um valor de texto pode continuar no arquivo mesmo depois que a última célula que o usava foi apagada.
As fórmulas são armazenadas como texto junto com um resultado em cache, para que um leitor que não consiga avaliar uma fórmula ainda possa mostrar o último valor calculado pelo Excel. Gráficos, definições de tabelas dinâmicas (pivot tables), regras de formatação condicional e imagens incorporadas têm cada um a sua própria parte. A compactação ZIP em todo esse XML é o motivo de um XLSX normalmente ter apenas uma fração do tamanho de um XLS equivalente.
Quais metadados um arquivo XLSX contém
As propriedades principais e estendidas são o mesmo par do DOCX. As propriedades principais incluem Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By e os carimbos de data e hora de criação e modificação. As propriedades estendidas incluem Application e AppVersion, Company e (para planilhas) uma lista dos nomes das planilhas e dos intervalos nomeados na pasta de trabalho, o que revela a estrutura de um arquivo sem precisar abri-lo.
Uma planilha também vaza informações de maneiras que um documento de texto não vaza, e isso merece atenção. Linhas ocultas, colunas ocultas e planilhas ocultas continuam no arquivo; ocultar é uma configuração de exibição, não uma exclusão. Comentários e anotações de células acompanham a pasta de trabalho. Uma tabela dinâmica mantém uma cópia em cache dos seus dados de origem, portanto uma tabela dinâmica que resume uma planilha confidencial ainda pode conter os valores dessa planilha mesmo depois que a própria planilha for excluída. Links externos registram o caminho completo da pasta de trabalho a que apontam, inclusive compartilhamentos de rede.
Se você está prestes a enviar uma planilha para fora da sua organização, esses quatro itens são os que você deve verificar, nessa ordem. Nenhum deles aparece na tela.
Quando usar XLSX
Use XLSX para qualquer planilha em uso: é compacto, mantém as fórmulas ativas, é compatível com todos os recursos atuais do Excel e abre em qualquer lugar.
Use CSV quando você só precisa dos números e quer um formato que ainda será legível em vinte anos, mas aceite que o CSV não guarda fórmulas, nem formatação, nem várias planilhas. Exporte para PDF quando estiver enviando um relatório que alguém deve ler e não editar, o que também resolve o problema de dados ocultos em uma etapa. Deixe o XLS para softwares realmente antigos que não conseguem abrir formatos mais novos.