XLSX là định dạng bảng tính mà Microsoft Excel lưu mặc định từ Excel 2007, thay thế cho XLS dạng nhị phân. Đây là định dạng bảng tính thuộc cùng họ Office Open XML với DOCX, được công bố dưới dạng ECMA-376 và tiêu chuẩn ISO, nên LibreOffice Calc, Google Sheets và Apple Numbers đều có thể đọc và ghi.
Cách một tệp XLSX lưu trữ sổ làm việc
Một tệp XLSX là một kho nén ZIP. Bên trong, xl/workbook.xml liệt kê các trang tính và vùng được đặt tên, và mỗi trang tính có một phần riêng dưới xl/worksheets/ chứa các hàng, ô, công thức và tham chiếu ô.
Có một phần đáng để ý: xl/sharedStrings.xml, bảng chuỗi dùng chung. Thay vì lặp lại một giá trị văn bản trong mọi ô sử dụng nó, Excel chỉ lưu mỗi chuỗi khác nhau một lần và các ô trỏ tới nó bằng chỉ số. Nhờ đó mà một bảng tính có năm mươi nghìn nhãn phân loại lặp lại không trở nên khổng lồ, và đó cũng là lý do một giá trị văn bản vẫn có thể tồn tại trong tệp sau khi ô cuối cùng dùng nó đã bị xóa nội dung.
Công thức được lưu dưới dạng văn bản kèm theo một kết quả được lưu sẵn, nên một trình đọc không thể tính công thức vẫn có thể hiển thị giá trị cuối cùng Excel đã tính. Biểu đồ, định nghĩa bảng pivot, quy tắc định dạng có điều kiện và hình ảnh nhúng đều có phần riêng. Nén ZIP cho toàn bộ XML đó là lý do một tệp XLSX thường chỉ bằng một phần kích thước của tệp XLS tương đương.
Metadata mà một tệp XLSX chứa
Thuộc tính lõi và mở rộng giống với cặp thuộc tính của DOCX. Thuộc tính lõi cung cấp Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By, cùng dấu thời gian tạo và sửa. Thuộc tính mở rộng cung cấp Application và AppVersion, Company, và (với bảng tính) danh sách tên trang tính và vùng được đặt tên trong sổ làm việc, cho phép nhìn thấy cấu trúc tệp mà không cần mở.
Bảng tính cũng rò rỉ dữ liệu theo những cách mà tài liệu văn bản không có, và điều này đáng để chú ý. Các hàng ẩn, cột ẩn và trang tính ẩn vẫn còn trong tệp; ẩn chỉ là thiết lập hiển thị, không phải xóa. Ghi chú và nhận xét ô đi kèm với sổ làm việc. Bảng pivot giữ một bản sao đệm dữ liệu nguồn, vì vậy một bảng pivot tóm tắt một trang bí mật vẫn có thể chứa các giá trị của trang đó ngay cả sau khi trang bị xóa. Liên kết ngoài ghi lại đầy đủ đường dẫn đến sổ làm việc mà chúng trỏ tới, bao gồm cả chia sẻ mạng.
Khi bạn sắp gửi một bảng tính ra ngoài tổ chức, hãy lần lượt kiểm tra bốn điểm đó theo đúng thứ tự. Không điểm nào trong số này hiển thị trên màn hình.
Khi nào nên dùng XLSX
Hãy dùng XLSX cho mọi bảng tính đang làm việc: tệp gọn, giữ công thức hoạt động, hỗ trợ mọi tính năng Excel hiện tại và mở được ở mọi nơi.
Hãy dùng CSV khi bạn chỉ cần số liệu và muốn một định dạng vẫn có thể phân tích sau hai mươi năm, nhưng chấp nhận rằng CSV không giữ công thức, không định dạng và không có nhiều trang tính. Xuất sang PDF khi bạn gửi một báo cáo cần được đọc thay vì chỉnh sửa; việc này cũng giải quyết vấn đề dữ liệu ẩn trong một bước. Chỉ dùng XLS cho phần mềm thật sự cũ không thể mở các định dạng mới hơn.