XLSX adalah format spreadsheet yang digunakan Microsoft Excel sebagai bawaan sejak Excel 2007, menggantikan XLS biner. Ini adalah format spreadsheet dalam keluarga Office Open XML yang sama dengan DOCX, diterbitkan sebagai ECMA-376 dan sebagai standar ISO, itulah mengapa LibreOffice Calc, Google Sheets dan Apple Numbers dapat membaca dan menulisnya.
Bagaimana XLSX menyimpan workbook
XLSX adalah arsip ZIP. Di dalamnya, xl/workbook.xml berisi daftar sheet dan rentang bernama, dan setiap sheet memiliki bagiannya sendiri di bawah xl/worksheets/ yang memuat baris, sel, rumus, dan referensi sel.
Ada satu bagian yang penting untuk diketahui: xl/sharedStrings.xml, shared string table. Alih-alih mengulang nilai teks di setiap sel yang menggunakannya, Excel menyimpan setiap string unik satu kali dan membuat sel merujuk padanya berdasarkan indeks. Inilah yang mencegah spreadsheet dengan lima puluh ribu label kategori berulang menjadi sangat besar, dan inilah mengapa nilai teks dapat tetap ada di file setelah sel terakhir yang menggunakannya dihapus.
Rumus disimpan sebagai teks bersama hasil yang di-cache, sehingga pembaca yang tidak dapat menghitung rumus tetap dapat menampilkan nilai terakhir yang dihitung Excel. Grafik, definisi pivot table, aturan conditional formatting dan gambar tersemat masing-masing memiliki bagiannya sendiri. Kompresi ZIP pada semua XML itu adalah alasan mengapa ukuran XLSX biasanya hanya sebagian kecil dari XLS yang setara.
Metadata apa yang dibawa oleh XLSX
Properti inti dan lanjutan sama seperti pada DOCX. Properti inti berisi Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By, serta stempel waktu pembuatan dan perubahan. Properti lanjutan berisi Application dan AppVersion, Company, dan (untuk spreadsheet) daftar nama sheet dan rentang bernama dalam workbook, yang mengungkap struktur file tanpa membukanya.
Spreadsheet juga dapat membocorkan informasi dengan cara yang tidak terjadi pada dokumen teks, dan ini penting untuk diperhatikan. Baris tersembunyi, kolom tersembunyi, dan sheet tersembunyi tetap ada di dalam file; menyembunyikan hanyalah pengaturan tampilan, bukan penghapusan. Komentar dan catatan sel ikut terbawa dengan workbook. Pivot table menyimpan salinan cache dari data sumbernya, sehingga pivot yang merangkum sheet rahasia tetap dapat berisi nilai-nilai sheet tersebut setelah sheet-nya sendiri dihapus. Tautan eksternal merekam path lengkap workbook yang dirujuknya, termasuk network share.
Jika Anda akan mengirim spreadsheet ke luar organisasi, empat hal itulah yang perlu Anda periksa, dalam urutan tersebut. Tidak ada satupun yang terlihat di layar.
Kapan menggunakan XLSX
Gunakan XLSX untuk setiap spreadsheet yang sedang dikerjakan: format ini ringkas, menjaga rumus tetap aktif, mendukung semua fitur Excel saat ini, dan dapat dibuka di mana saja.
Gunakan CSV sebagai gantinya ketika Anda hanya membutuhkan angka dan menginginkan format yang masih dapat diproses dua puluh tahun lagi, dengan menerima bahwa CSV tidak menyimpan rumus, pemformatan, atau multiple sheet. Ekspor ke PDF ketika Anda mengirim laporan yang sebaiknya dibaca, bukan diedit, yang juga menyelesaikan masalah data tersembunyi dalam satu langkah. Sisihkan XLS hanya untuk perangkat lunak lama yang benar-benar tidak dapat membuka format yang lebih baru.