XLSX - это формат электронной таблицы, в который Microsoft Excel по умолчанию сохраняет файлы с версии Excel 2007, заменив двоичный формат XLS. Это табличный формат из семейства Office Open XML, к которому относится и DOCX, опубликованный как ECMA-376 и как стандарт ISO. Поэтому LibreOffice Calc, Google Sheets и Apple Numbers могут его читать и записывать.
Как XLSX хранит рабочую книгу
XLSX - это ZIP‑архив. Внутри xl/workbook.xml перечисляет листы и именованные диапазоны, а каждый лист получает свой раздел в xl/worksheets/, где хранятся строки, ячейки, формулы и ссылки на ячейки.
Есть один важный раздел: xl/sharedStrings.xml, таблица общих строк. Вместо того чтобы повторять текстовое значение в каждой ячейке, где оно используется, Excel сохраняет каждую уникальную строку один раз, а ячейки ссылаются на нее по индексу. Это не дает таблице с пятьюдесятью тысячами повторяющихся названий категорий разрастись до огромного размера и объясняет, почему текстовое значение может оставаться в файле даже после очистки последней ячейки, в которой оно использовалось.
Формулы хранятся как текст вместе с кэшированным результатом, поэтому программа, которая не умеет вычислять формулу, все равно может показать последнее значение, рассчитанное Excel. Диаграммы, определения сводных таблиц, правила условного форматирования и встроенные изображения имеют собственные разделы. Благодаря ZIP‑сжатию всего этого XML размер XLSX обычно составляет лишь небольшую часть размера эквивалентного XLS.
Какие метаданные содержит XLSX
Основные и расширенные свойства такие же, как у DOCX. Основные включают Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By, а также метки времени создания и изменения. Расширенные включают Application и AppVersion, Company и (для электронных таблиц) список имен листов и именованных диапазонов в книге, что позволяет понять структуру файла, не открывая его.
Электронная таблица также может раскрывать данные так, как этого не делает текстовый документ, и на этом стоит остановиться. Скрытые строки, скрытые столбцы и скрытые листы остаются в файле; скрытие - это настройка отображения, а не удаление. Комментарии и примечания к ячейкам сохраняются вместе с книгой. Сводная таблица хранит кэшированную копию исходных данных, поэтому сводка по конфиденциальному листу может по‑прежнему содержать значения с этого листа даже после его удаления. Внешние ссылки записывают полный путь к книге, на которую они указывают, включая сетевые ресурсы.
Если вы собираетесь отправить электронную таблицу за пределы вашей организации, проверьте именно эти четыре пункта, в таком порядке. Ни один из них не отображается на экране.
Когда использовать XLSX
Используйте XLSX для любой рабочей электронной таблицы: формат компактен, сохраняет «живые» формулы, поддерживает все текущие функции Excel и открывается везде.
Используйте CSV, когда вам нужны только данные и необходим формат, который будет читаться и через двадцать лет, но учитывайте, что CSV не сохраняет формулы, форматирование и несколько листов. Экспортируйте в PDF, когда отправляете отчет, который нужно прочитать, а не редактировать; это также за один шаг устраняет проблему скрытых данных. Оставьте XLS для действительно старого ПО, которое не умеет открывать более новые форматы.