XLSX হল সেই স্প্রেডশিট ফরম্যাট, যেটিতে Microsoft Excel 2007 থেকে ডিফল্টভাবে ফাইল সেভ করে, যা বাইনারি XLS‑কে প্রতিস্থাপন করেছে। এটি Office Open XML পরিবারের স্প্রেডশিট সদস্য, DOCX‑এর মতোই, যা ECMA-376 এবং ISO মান হিসেবে প্রকাশিত। এ কারণেই LibreOffice Calc, Google Sheets এবং Apple Numbers এই ফরম্যাট পড়তে ও লিখতে পারে।
একটি XLSX কীভাবে একটি ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করে
একটি XLSX আসলে একটি ZIP আর্কাইভ। এর ভেতরে xl/workbook.xml ফাইলে সব শিট এবং নামকৃত রেঞ্জের তালিকা থাকে, আর প্রতিটি শিটের নিজস্ব অংশ থাকে xl/worksheets/ এর নিচে, যেখানে সেই শিটের সারি, সেল, ফর্মুলা এবং সেল রেফারেন্স রাখা হয়।
একটি অংশ সম্পর্কে জানা গুরুত্বপূর্ণ: xl/sharedStrings.xml, shared string table। একই লেখা যে যে সেলে ব্যবহার হয়েছে, সেখানে বারবার সেই লেখা কপি করার বদলে Excel প্রতিটি ভিন্ন স্ট্রিং একবারই সংরক্ষণ করে এবং সেলগুলোকে ইনডেক্স দিয়ে সেটির দিকে নির্দেশ করে। এর ফলে পঞ্চাশ হাজার বার পুনরাবৃত্ত ক্যাটাগরি লেবেলসহ একটি স্প্রেডশিট বিশাল হয়ে যাওয়া থেকে বাঁচে, এবং এই কারণেই কোনো সেলে শেষবার ব্যবহৃত হওয়ার পর সেই সেল পরিষ্কার করলেও ওই টেক্সট মানটি ফাইলে থেকে যেতে পারে।
ফর্মুলা গুলো টেক্সট হিসেবে সংরক্ষণ করা হয়, পাশাপাশি তার কেশড (cached) ফলাফলসহ, যাতে কোনো রিডার ফর্মুলা হিসাব করতে না পারলেও Excel‑এর সর্বশেষ গণনা করা মানটি দেখাতে পারে। চার্ট, পিভট টেবিলের সংজ্ঞা, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল এবং এমবেড করা ছবি প্রতিটিই তাদের নিজস্ব অংশ পায়। এই সব XML‑এর ওপর ZIP কমপ্রেশন প্রয়োগের কারণেই একটি XLSX সাধারণত সমতুল্য XLS ফাইলের তুলনায় অনেকটাই ছোট হয়।
একটি XLSX কী মেটাডেটা বহন করে
কোর এবং এক্সটেন্ডেড প্রপার্টিগুলো DOCX‑এর মতোই একই জোড়া। কোর প্রপার্টি দেয় Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By, এবং তৈরি ও পরিবর্তনের টাইমস্ট্যাম্প। এক্সটেন্ডেড প্রপার্টি দেয় Application এবং AppVersion, Company, এবং (স্প্রেডশিটের ক্ষেত্রে) ওয়ার্কবুকে থাকা শিটের নাম ও নামকৃত রেঞ্জের তালিকা, যা ফাইলটি না খুলেই তার গঠন সম্পর্কে ধারণা দেয়।
একটি স্প্রেডশিট এমন সবভাবে তথ্য ফাঁস করতে পারে, যেভাবে একটি টেক্সট ডকুমেন্ট সাধারণত করে না, এবং এ বিষয়ে একটু থেমে ভাবা দরকার। লুকানো সারি, লুকানো কলাম ও লুকানো শিট সবই ফাইলে রয়ে যায়; লুকিয়ে রাখা শুধু প্রদর্শন-সংক্রান্ত সেটিং, এটি মুছে ফেলা নয়। সেলের মন্তব্য ও নোট ওয়ার্কবুকের সাথেই থাকে। একটি পিভট টেবিল তার উৎস ডেটার কেশড কপি ধরে রাখে, ফলে কোনো গোপন শিটকে সারসংক্ষেপ করা পিভট টেবিলে সেই শিট মুছে ফেলার পরও তার মান রয়ে যেতে পারে। এক্সটার্নাল লিংকগুলো যেসব ওয়ার্কবুকের দিকে নির্দেশ করে, সেগুলোর পুরো পাথ সংরক্ষণ করে, নেটওয়ার্ক শেয়ারসহ।
আপনি যদি কোনো স্প্রেডশিট আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে পাঠাতে যাচ্ছেন, তবে এই চারটি বিষয় উল্লেখিত ক্রমে পরীক্ষা করা জরুরি। এর কোনোটাই স্ক্রিনে সরাসরি দেখা যায় না।
কখন XLSX ব্যবহার করবেন
যেকোনো কাজের স্প্রেডশিটের জন্য XLSX ব্যবহার করুন: এটি ছোট আকারের, ফর্মুলা সক্রিয় রাখে, Excel‑এর সব বর্তমান ফিচার সমর্থন করে এবং প্রায় সব জায়গায় খোলে।
শুধু সংখ্যাগুলো দরকার হলে এবং এমন একটি ফরম্যাট চাইলে যা বিশ বছর পরও সহজে পার্স করা যাবে, তখন এর বদলে CSV ব্যবহার করুন, তবে মেনে নিন যে CSV কোনো ফর্মুলা, ফরম্যাটিং বা একাধিক শিট সংরক্ষণ করে না। কাউকে এডিট না করে শুধু পড়ার জন্য রিপোর্ট পাঠাতে হলে PDF‑এ এক্সপোর্ট করুন; এটি এক ধাপেই লুকানো ডেটার সমস্যাটিও সমাধান করে। আর সত্যিই পুরোনো, নতুন কিছু খুলতে সক্ষম নয় এমন সফটওয়্যার ছাড়া XLS ব্যবহার করবেন না।