XLSX - це формат електронних таблиць, у який Microsoft Excel за замовчуванням зберігає файли з версії Excel 2007, замінивши бінарний XLS. Це формат електронних таблиць з тієї ж родини Office Open XML, що й DOCX, опублікований як ECMA-376 і як стандарт ISO, завдяки чому LibreOffice Calc, Google Sheets та Apple Numbers можуть його читати й записувати.
Як XLSX зберігає книгу
Файл XLSX - це архів ZIP. Усередині xl/workbook.xml містить список аркушів і іменованих діапазонів, а кожен аркуш має власну частину в xl/worksheets/, де зберігаються рядки, комірки, формули та посилання на комірки.
Є одна важлива частина: xl/sharedStrings.xml, спільна таблиця рядків. Замість того щоб повторювати текстове значення в кожній комірці, яка його використовує, Excel зберігає кожен унікальний рядок один раз, а комірки посилаються на нього за індексом. Саме це не дає електронній таблиці з п'ятдесятьма тисячами повторюваних категорійних міток стати величезною і пояснює, чому текстове значення може лишатися у файлі навіть після очищення останньої комірки, яка його використовувала.
Формули зберігаються як текст разом із кешованим результатом, тому програма, яка не вміє обчислювати формули, все одно може показати останнє значення, обчислене Excel. Діаграми, визначення зведених таблиць, правила умовного форматування й вбудовані зображення мають власні частини. Саме стиснення ZIP для всього цього XML робить XLSX зазвичай у рази меншим за еквівалентний XLS.
Які метадані містить XLSX
Основні та розширені властивості такі самі, як у DOCX. Основні містять Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By, а також час створення й змінення. Розширені містять Application і AppVersion, Company і (для електронних таблиць) список назв аркушів та іменованих діапазонів у книзі, що дозволяє побачити структуру файлу, не відкриваючи його.
Електронна таблиця також може розкривати дані там, де текстовий документ цього не робить, і на це варто звернути увагу. Приховані рядки, приховані стовпці й приховані аркуші залишаються у файлі; приховування - це налаштування відображення, а не видалення. Коментарі до комірок і примітки подорожують разом із книгою. Зведена таблиця зберігає кешовану копію вихідних даних, тому зведена таблиця, що підсумовує конфіденційний аркуш, може й надалі містити його значення навіть після видалення самого аркуша. Зовнішні посилання записують повний шлях до книги, на яку вони вказують, включно з мережевими ресурсами.
Якщо ви збираєтеся надіслати електронну таблицю за межі своєї організації, саме ці чотири речі варто перевірити в такому порядку. Жодна з них не відображається на екрані.
Коли використовувати XLSX
Використовуйте XLSX для будь-якої робочої електронної таблиці: він компактний, зберігає формули робочими, підтримує всі актуальні можливості Excel і відкривається всюди.
Натомість використовуйте CSV, коли вам потрібні лише числа й потрібен формат, який усе ще можна буде розібрати через двадцять років, але майте на увазі, що CSV не зберігає формул, форматування та кількох аркушів. Експортуйте у PDF, коли надсилаєте звіт для читання, а не редагування, що також за один крок розв'язує проблему прихованих даних. Залишайте XLS для справді застарілого програмного забезпечення, яке не може відкрити нічого новішого.