XLSX เป็นฟอร์แมตสเปรดชีตที่ Microsoft Excel บันทึกเป็นค่าเริ่มต้นตั้งแต่ Excel 2007 แทนที่ไฟล์ไบนารี XLS เป็นสมาชิกประเภทสเปรดชีตในตระกูล Office Open XML เดียวกับ DOCX ที่เผยแพร่เป็นมาตรฐาน ECMA-376 และมาตรฐาน ISO ซึ่งทำให้ LibreOffice Calc, Google Sheets และ Apple Numbers สามารถอ่านและเขียนไฟล์นี้ได้
วิธีที่ไฟล์ XLSX จัดเก็บเวิร์กบุ๊ก
ไฟล์ XLSX เป็น ZIP archive ภายในไฟล์ xl/workbook.xml จะระบุรายชื่อชีตและ named range ต่างๆ และแต่ละชีตจะมีส่วนของตัวเองภายใต้ xl/worksheets/ ซึ่งเก็บแถว เซลล์ สูตรคำนวณ และการอ้างอิงเซลล์
มีส่วนหนึ่งที่ควรรู้จักไว้: xl/sharedStrings.xml คือ shared string table แทนที่จะแทรกค่าข้อความซ้ำในทุกเซลล์ที่ใช้ Excel จะเก็บสตริงที่แตกต่างกันแต่ละค่าเพียงครั้งเดียว แล้วให้เซลล์ชี้ไปหาตามดัชนี นี่คือสิ่งที่ทำให้สเปรดชีตที่มีป้ายชื่อหมวดหมู่ซ้ำๆ ห้าหมื่นครั้งไม่ใหญ่โตเกินไป และเป็นเหตุผลว่าทำไมค่าข้อความจึงยังอยู่ในไฟล์ได้แม้เซลล์สุดท้ายที่ใช้ค่านั้นจะถูกล้างแล้ว
สูตรคำนวณจะถูกเก็บเป็นข้อความพร้อมกับค่าผลลัพธ์ที่แคชไว้ ดังนั้นโปรแกรมอ่านที่ประมวลผลสูตรไม่ได้ยังสามารถแสดงค่าล่าสุดที่ Excel คำนวณได้ แผนภูมิ คำจำกัดความ pivot table กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และรูปภาพที่ฝังไว้จะมีส่วนของตัวเอง การบีบอัดแบบ ZIP ของ XML ทั้งหมดนี้คือเหตุผลที่ XLSX มักมีขนาดเพียงเศษหนึ่งส่วนของไฟล์ XLS ที่เทียบเท่ากัน
ข้อมูลเมทาดาทาที่ไฟล์ XLSX มีอยู่
คุณสมบัติหลักและคุณสมบัติขยายเป็นชุดเดียวกับของ DOCX ส่วนหลักจะให้ Title, Subject, Creator, Keywords, Description, Last Modified By และเวลาในการสร้างและแก้ไข ส่วนขยายจะให้ Application และ AppVersion, Company และ (สำหรับสเปรดชีต) รายชื่อชื่อชีตและ named range ในเวิร์กบุ๊ก ซึ่งช่วยเผยโครงสร้างของไฟล์ได้โดยไม่ต้องเปิด
สเปรดชีตยังสามารถรั่วไหลข้อมูลในแบบที่เอกสารข้อความไม่เป็น และจุดนี้ควรหยุดพิจารณาไว้ แถวที่ซ่อนอยู่ คอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ และชีตที่ซ่อนอยู่ ยังคงอยู่ในไฟล์ การซ่อนเป็นการตั้งค่าการแสดงผล ไม่ใช่การลบ ความเห็นในเซลล์และบันทึกจะติดมากับเวิร์กบุ๊ก Pivot table จะเก็บสำเนาข้อมูลต้นทางที่แคชไว้ ดังนั้น pivot ที่สรุปจากชีตที่เป็นความลับอาจยังมีค่าจากชีย์นั้นอยู่ แม้ชีย์จะถูกลบไปแล้ว ลิงก์ภายนอกจะบันทึกเส้นทางเต็มของเวิร์กบุ๊กที่ลิงก์ถึง รวมถึง network share ด้วย
หากคุณกำลังจะส่งสเปรดชีตออกนอกองค์กร ทั้งสี่ข้อคือสิ่งที่ควรตรวจสอบตามลำดับ ไม่มีสิ่งใดแสดงให้เห็นบนหน้าจอ
เมื่อใดควรใช้ไฟล์ XLSX
ใช้ XLSX สำหรับสเปรดชีตที่ใช้ทำงานทั่วไป: ไฟล์มีขนาดกะทัดรัด สูตรยังใช้งานได้ รองรับฟีเจอร์ Excel ปัจจุบันทั้งหมด และเปิดใช้งานได้ทุกที่
ใช้ CSV แทนเมื่อคุณต้องการแค่ตัวเลข และต้องการฟอร์แมตที่จะยังสามารถแยกวิเคราะห์ได้ในอีกยี่สิบปี แต่ต้องยอมรับว่า CSV จะไม่เก็บสูตร การจัดรูปแบบ หรือหลายชีต ส่งออกเป็น PDF เมื่อคุณส่งรายงานที่ผู้รับควรอ่านมากกว่าแก้ไข ซึ่งยังช่วยแก้ปัญหาข้อมูลที่ซ่อนอยู่ได้ในขั้นตอนเดียว เก็บ XLS ไว้ใช้กับซอฟต์แวร์รุ่นเก่าจริงๆ ที่ไม่สามารถเปิดฟอร์แมตใหม่กว่านี้ได้