Το DOCX είναι η μορφή εγγράφου που χρησιμοποιεί προεπιλεγμένα το Microsoft Word από το Word 2007, όταν αντικατέστησε το παλαιότερο δυαδικό DOC. Το X σημαίνει XML και σηματοδοτεί μια πλήρη αλλαγή προσέγγισης: ενώ το DOC ήταν ένα ενιαίο αδιαφανές δυαδικό αρχείο, ένα DOCX είναι ένα συνηθισμένο αρχείο ZIP γεμάτο με αναγνώσιμα αρχεία κειμένου. Η μορφή δημοσιεύτηκε ως ECMA-376 και αργότερα ως πρότυπο ISO με το όνομα Office Open XML, γι’ αυτό και άλλα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου μπορούν να το ανοίγουν και να το αποθηκεύουν.
Πώς ένα DOCX αποθηκεύει ένα έγγραφο
Μετονομάστε ένα DOCX σε .zip, αποσυμπιέστε το και το έγγραφο ξεδιπλώνεται μπροστά σας σαν έναν μικρό ιστότοπο από τμήματα. Το κείμενο και η μορφοποίησή του βρίσκονται στο word/document.xml. Τα στυλ, οι γραμματοσειρές, η αρίθμηση και οι υποσημειώσεις έχουν το καθένα το δικό του τμήμα XML. Κάθε εικόνα που επικολλήσατε παραμένει ανέπαφη στο word/media/ ως το αρχείο εικόνας που ήταν πάντα. Ένα manifest απαριθμεί τα τμήματα και το πώς συνδέονται μεταξύ τους.
Από αυτό προκύπτουν δύο χρήσιμα αποτελέσματα. Το περίβλημα ZIP συμπιέζει έντονα το XML, οπότε ένα DOCX είναι συνήθως πολύ μικρότερο από το αντίστοιχο DOC. Και επειδή κάθε τμήμα είναι ξεχωριστό, μια κατεστραμμένη εικόνα ή ένα χαλασμένο στυλ δεν σημαίνει απαραίτητα ότι θα χαλάσει όλο το έγγραφο: τα εργαλεία ανάκτησης λειτουργούν αναδομώντας το αρχείο γύρω από τα τμήματα που διαβάζονται ακόμα.
Η άλλη όψη είναι ότι ένα DOCX εξαρτάται από τη συνέπεια μεταξύ των τμημάτων. Ένα αρχείο του οποίου το manifest δεν συμφωνεί με τα περιεχόμενά του θα απορριφθεί αμέσως αντί να ανοιχτεί κατά προσέγγιση, κάτι που εξηγεί γιατί ένα αρχείο που «επέζησε» από κακή μεταφορά συχνά δεν ανοίγει καθόλου.
Τι μεταδεδομένα περιέχει ένα DOCX
Το Word αποθηκεύει τα μεταδεδομένα του σε δύο ξεχωριστά τμήματα του αρχείου και αυτά αποκαλύπτουν περισσότερα από τα περισσότερα άλλα πρότυπα εγγράφων.
Οι βασικές ιδιότητες περιέχουν τα πεδία που θα περιμένατε: Title, Subject, Creator (ο συγγραφέας), Keywords, Description και τις χρονικές σημάνσεις Created και Modified. Δίπλα τους βρίσκεται το Last Modified By, που αναφέρει το άτομο που αποθήκευσε πιο πρόσφατα το αρχείο. Σε ένα έγγραφο που έχει κυκλοφορήσει σε ένα γραφείο, αυτό το ένα πεδίο μπορεί να εμφανίζει κάποιον που δεν αναφέρεται πουθενά στο κείμενο.
Οι εκτεταμένες ιδιότητες είναι αυτές που σπάνια σκέφτεται κανείς. Το Word καταγράφει τα Application και AppVersion, ώστε το αρχείο να αναφέρει την έκδοση του Office που χρησιμοποιήθηκε. Καταγράφει το Company, όπως έχει δηλωθεί στην εγκατάσταση. Καταγράφει Pages, Words, Characters, Paragraphs και Lines. Και καταγράφει το TotalTime, τον αριθμό λεπτών που το έγγραφο ήταν ανοιχτό για επεξεργασία, και το Revision, τον αριθμό των φορών που έχει αποθηκευτεί. Ένα συμβόλαιο που εμφανίζει αριθμό αναθεώρησης 47 και 900 λεπτά χρόνου επεξεργασίας λέει μια ιστορία που δεν φαίνεται στο κείμενό του.
Οι παρακολουθούμενες αλλαγές και τα σχόλια είναι ένα ακόμη ξεχωριστό ζήτημα: υπάρχουν μέσα στο XML είτε ο αναγνώστης τα έχει ενεργοποιημένα είτε όχι, επομένως η αποδοχή όλων των αλλαγών πριν από την κοινοποίηση δεν ισοδυναμεί με τη διαγραφή τους.
Πότε να χρησιμοποιείτε DOCX
Χρησιμοποιήστε DOCX όσο το έγγραφο γράφεται, ελέγχεται και αναθεωρείται. Κρατά το κείμενο επεξεργάσιμο και προσαρμόσιμο στη ροή, λειτουργεί αμφίδρομα σε κάθε μεγάλο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και είναι η μορφή που θα περιμένουν οι συνεργάτες.
Μην το χρησιμοποιείτε για ολοκληρωμένα έγγραφα που στέλνετε σε άλλους. Η διάταξη μπορεί να αλλάζει μεταξύ προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου και μεταξύ σετ γραμματοσειρών, οπότε αυτό που βλέπετε δεν είναι εγγυημένο ότι είναι αυτό που θα δει ο παραλήπτης. Εξαγάγετε σε PDF για αυτόν τον σκοπό. Και να είστε προσεκτικοί όταν κοινοποιείτε το ίδιο το DOCX: οι εκτεταμένες ιδιότητες που αναφέρθηκαν παραπάνω το συνοδεύουν, και η αφαίρεσή τους είναι υπόθεση πέντε δευτερολέπτων σε σύγκριση με το να τις εξηγήσετε αργότερα.