DOCX เป็นรูปแบบเอกสารที่ Microsoft Word ใช้เป็นค่าเริ่มต้นตั้งแต่ Word 2007 เมื่อมาแทนที่ไฟล์ไบนารีแบบเก่าอย่าง DOC ตัวอักษร X ย่อมาจาก XML และเป็นเครื่องหมายของการเปลี่ยนแนวคิดอย่างสิ้นเชิง: จากเดิมที่ DOC เป็นไฟล์ไบนารีก้อนเดียวที่อ่านไม่ออก DOCX กลายเป็นไฟล์ ZIP ปกติที่ข้างในเต็มไปด้วยไฟล์ข้อความที่อ่านได้ รูปแบบนี้ถูกเผยแพร่เป็นมาตรฐาน ECMA-376 และต่อมาเป็นมาตรฐาน ISO ในนาม Office Open XML ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมโปรแกรมประมวลผลคำอื่นๆ จึงสามารถเปิดและบันทึกไฟล์แบบนี้ได้
DOCX จัดเก็บเอกสารอย่างไร
ลองเปลี่ยนนามสกุลไฟล์ DOCX เป็น .zip แล้วแตกไฟล์ เอกสารทั้งฉบับจะแสดงต่อหน้าคุณเหมือนเว็บไซต์เล็กๆ ที่แยกเป็นส่วนๆ ตัวข้อความและรูปแบบการจัดหน้าจะอยู่ใน word/document.xml สไตล์ ฟอนต์ การลำดับเลข และเชิงอรรถจะถูกเก็บในไฟล์ XML แยกกัน ภาพทุกภาพที่คุณวางไว้จะอยู่ใน word/media/ แบบไม่ถูกแก้ไข ในรูปของไฟล์รูปภาพตามเดิม และยังมีไฟล์ manifest ที่ระบุรายการส่วนต่างๆ พร้อมความเชื่อมโยงระหว่างกัน
ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์มีอยู่สองอย่าง ตัวครอบแบบ ZIP จะบีบอัด XML อย่างมาก ทำให้ไฟล์ DOCX มักมีขนาดเล็กกว่า DOC ที่มีเนื้อหาเท่ากันมาก และเพราะแต่ละส่วนถูกแยกจากกัน ภาพที่เสียหายหรือสไตล์ที่พังจึงไม่จำเป็นต้องทำให้เอกสารทั้งฉบับใช้ไม่ได้ เครื่องมือกู้คืนไฟล์จะทำงานโดยสร้างไฟล์ ZIP ขึ้นใหม่ล้อมรอบส่วนที่ยังอ่านได้อยู่
ในอีกด้านหนึ่ง DOCX ก็ขึ้นอยู่กับความสอดคล้องของส่วนต่างๆ เช่นกัน ถ้า manifest ภายใน ZIP ไม่ตรงกับเนื้อหาจริง ไฟล์จะถูกปฏิเสธไม่ให้เปิดอย่างเด็ดขาด แทนที่จะพยายามเปิดแบบประมาณการ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมไฟล์ที่ผ่านการส่งต่อที่มีปัญหา จึงมักเปิดไม่ได้เลย
เมทาดาทาที่ DOCX มี
Word เก็บข้อมูลเมทาดาทาไว้ในสองส่วนเฉพาะของไฟล์ ZIP และเมทาดาทานี้เปิดเผยข้อมูลมากกว่ารูปแบบเอกสารส่วนใหญ่
Core properties จะเก็บฟิลด์พื้นฐานที่คาดไว้: Title, Subject, Creator (ผู้เขียน), Keywords, Description และ timestamp Created กับ Modified ถัดจากนั้นคือ Last Modified By ซึ่งระบุชื่อคนที่บันทึกไฟล์ล่าสุด ในเอกสารที่ถูกส่งต่อกันภายในออฟฟิศ ฟิลด์เดียวนี้อาจแสดงชื่อคนที่ไม่ได้ปรากฏอยู่บนหน้าเอกสารเลย
Extended properties คือส่วนที่คนมักไม่ค่อยนึกถึง Word จะบันทึก Application และ AppVersion ทำให้ไฟล์เก็บชื่อเวอร์ชัน Office ของคุณเอาไว้ มันยังบันทึก Company ที่ดึงมาจากค่าติดตั้งโปรแกรม รวมถึง Pages, Words, Characters, Paragraphs และ Lines และยังบันทึก TotalTime ซึ่งคือจำนวนนาทีที่เอกสารถูกเปิดแก้ไขอยู่ และ Revision ซึ่งคือจำนวนครั้งที่มีการบันทึกไฟล์ สัญญาฉบับหนึ่งที่มีค่า revision เท่ากับ 47 และเวลาแก้ไขรวม 900 นาที กำลังเล่าเรื่องราวที่ตัวข้อความไม่ได้บอกออกมาตรงๆ
การแก้ไขแบบติดตาม (tracked changes) และคอมเมนต์เป็นคนละเรื่องกันอีกที ทั้งสองอย่างถูกเก็บอยู่ใน XML ไม่ว่าผู้อ่านจะเปิดการแสดงผลหรือไม่ก็ตาม ดังนั้นการกดยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดก่อนแชร์จึงไม่เท่ากับการลบข้อมูลเหล่านั้นออกไป
ควรใช้ DOCX เมื่อใด
ควรใช้ DOCX ในช่วงที่กำลังเขียน ทบทวน และแก้ไขเอกสาร เพราะทำให้ข้อความยังแก้ไขและจัดหน้าใหม่ได้ รองรับการส่งไปกลับระหว่างโปรแกรมประมวลผลคำรายใหญ่ทุกเจ้า และเป็นรูปแบบที่ผู้ทำงานร่วมกันคาดหวัง
ไม่ควรใช้ DOCX เป็นไฟล์ฉบับสมบูรณ์ที่คุณจะส่งออกไปให้ผู้อื่น การจัดหน้าอาจเปลี่ยนไปตามโปรแกรมประมวลผลคำและชุดฟอนต์ที่ใช้ ดังนั้นสิ่งที่คุณเห็นจึงไม่รับประกันว่าจะตรงกับสิ่งที่ผู้อ่านเห็น ให้ส่งออกเป็น PDF สำหรับกรณีนั้น และควรพิจารณาให้ดีก่อนแชร์ไฟล์ DOCX เอง เพราะ extended properties ด้านบนจะติดไปด้วย การลบข้อมูลเหล่านั้นใช้เวลาไม่กี่วินาที เทียบกับเวลาที่ต้องใช้เพื่ออธิบายภายหลัง