DOCX হলো সেই ডকুমেন্ট ফরম্যাট যা Microsoft Word 2007 থেকে ডিফল্ট হিসেবে ব্যবহার করছে, যখন এটি পুরোনো বাইনারি DOC ফরম্যাটকে প্রতিস্থাপন করে। এখানে X মানে XML, আর এটি সম্পূর্ণ ভিন্ন একটি পদ্ধতির সূচনা করেছে: যেখানে DOC ছিল একটি একক অস্বচ্ছ বাইনারি ব্লব, সেখানে DOCX আসলে একটি সাধারণ ZIP আর্কাইভ, যার ভেতরে থাকে পাঠযোগ্য টেক্সট ফাইল। এই ফরম্যাটটি প্রথমে ECMA-376 হিসেবে এবং পরে ISO মান হিসেবে Office Open XML নামে প্রকাশিত হয়, যে কারণে অন্যান্য ওয়ার্ড প্রসেসরও এটি খুলতে এবং এতে লিখতে পারে।
DOCX কিভাবে একটি নথি সংরক্ষণ করে
একটি DOCX ফাইলের নাম বদলে .zip করুন, আনপ্যাক করুন, আর দেখতে পাবেন ডকুমেন্টটি যেন একগুচ্ছ অংশে ভাগ করা ছোট একটি ওয়েবসাইটের মতো সাজানো আছে। টেক্সট এবং তার ফরম্যাটিং থাকে word/document.xml এ। স্টাইল, ফন্ট, নম্বরিং এবং ফুটনোটের জন্য আলাদা আলাদা XML অংশ থাকে। আপনি যেসব ছবি পেস্ট করেছেন, সেগুলো সব অপরিবর্তিত অবস্থায় থাকে word/media/ এ, তাদের আসল ইমেজ ফাইল হিসেবেই। একটি ম্যানিফেস্ট সব অংশের তালিকা রাখে এবং সেগুলো কীভাবে একে অপরের সাথে যুক্ত তা জানায়।
এর দুটি দরকারি ফল রয়েছে। ZIP মোড়কটি XML-কে অনেকটা কমপ্রেস করে, তাই সমপরিমাণ কনটেন্টের DOC এর চেয়ে DOCX সাধারণত অনেক ছোট হয়। আর প্রতিটি অংশ আলাদা থাকার কারণে, কোনো ইমেজ নষ্ট হওয়া বা কোনো স্টাইল ভেঙে যাওয়া মানেই পুরো ডকুমেন্ট নষ্ট হওয়া নয়: রিকভারি অ্যাপগুলো এখনো পড়া যায় এমন অংশগুলোকে ঘিরে আর্কাইভটি আবার গড়ে তুলে কাজ করে।
বিপরীত দিক হলো, একটি DOCX নির্ভর করে তার সব অংশের সামঞ্জস্যের ওপর। কোনো আর্কাইভের ম্যানিফেস্টের সঙ্গে ভেতরের কনটেন্টের অমিল থাকলে, সেটিকে আনুমানিকভাবে না খুলে সরাসরি প্রত্যাখ্যান করা হয়। এ কারণেই খারাপ ট্রান্সফারের পর টিকে থাকা কোনো ফাইল অনেক সময় একদমই খোলে না।
DOCX কী মেটাডাটা বহন করে
Word তার মেটাডেটা আর্কাইভের দুটি নির্দিষ্ট অংশে রাখে, এবং এটি অন্য বেশিরভাগ ডকুমেন্ট ফরম্যাটের তুলনায় বেশি তথ্য প্রকাশ করতে পারে।
কোর প্রপার্টিগুলো আপনার কল্পনা অনুযায়ী ফিল্ড রাখে: Title, Subject, Creator (লেখক), Keywords, Description, এবং টাইমস্ট্যাম্প Created ও Modified। এর ঠিক পাশেই থাকে Last Modified By, যেখানে লেখা থাকে সর্বশেষ যিনি ফাইলটি সেভ করেছেন তার নাম। কোনো ডকুমেন্ট অফিসে হাতবদল হলে, এই একটিই ফিল্ড এমন কারও নাম দেখাতে পারে যিনি ডকুমেন্টের কোথাও পাতায় কোনো চিহ্নই রেখে যাননি।
এক্সটেন্ডেড প্রপার্টিগুলো নিয়ে মানুষ সচরাচর ভাবেই না। Word সেখানে লিখে রাখে Application এবং AppVersion, ফলে ফাইলটি আপনার Office এর ভার্সনও জানায়। এটি ইনস্টলেশন থেকে নেওয়া Company রেকর্ড করে। এটি Pages, Words, Characters, Paragraphs এবং Lines রেকর্ড করে। আর এটি TotalTime রেকর্ড করে, অর্থাৎ কত মিনিট ধরে ডকুমেন্টটি এডিট করার জন্য খোলা ছিল, এবং Revision, অর্থাৎ কতবার এটি সেভ করা হয়েছে। কোনো চুক্তিপত্রে যদি 47টি রিভিশন এবং 900 মিনিট এডিটিং সময় দেখা যায়, তাহলে সেটি এমন এক গল্প বলছে যা শুধু টেক্সট দেখে বোঝা যায় না।
ট্র্যাক করা পরিবর্তন এবং মন্তব্য আবার ভিন্ন বিষয়: এগুলো পাঠক এগুলো চালু রাখুক বা না রাখুক, XML এর ভেতরেই থেকে যায়, তাই শেয়ার করার আগে সব পরিবর্তন গ্রহণ করা মানে এগুলো মুছে ফেলা নয়।
কখন DOCX ব্যবহার করবেন
ডকুমেন্ট লেখা, রিভিউ এবং সংশোধনের সময় DOCX ব্যবহার করুন। এটি টেক্সটকে এডিটযোগ্য ও পুনর্বিন্যাসযোগ্য রাখে, সব বড় ওয়ার্ড প্রসেসরের মধ্যে ঘুরে আসা যায়, এবং সহযোগীরা এই ফরম্যাটই আশা করবে।
কোনো শেষ করা ডকুমেন্ট পাঠানোর জন্য এটি ব্যবহার করবেন না। ভিন্ন ভিন্ন ওয়ার্ড প্রসেসর এবং ভিন্ন ফন্ট সেটে লেআউট বদলে যেতে পারে, তাই আপনি যা দেখছেন তা পাঠকও ঠিক সেটাই দেখবে, এমন নিশ্চয়তা নেই। সে জন্য PDF এ এক্সপোর্ট করুন। আর DOCX শেয়ার করার ব্যাপারে সচেতন থাকুন: উপরে উল্লেখ করা এক্সটেন্ডেড প্রপার্টিগুলিও এর সঙ্গে যায়, আর পরে বুঝিয়ে বলার চেয়ে সেগুলো আগে সরিয়ে ফেলা অনেক সহজ।