DOCX ist das Dokumentenformat, das Microsoft Word seit Word 2007 standardmäßig verwendet, als es das ältere binäre DOC ersetzt hat. Das X steht für XML und markiert einen komplett neuen Ansatz: Während DOC ein einzelner, undurchsichtiger binärer Block war, ist ein DOCX ein gewöhnliches ZIP-Archiv voller lesbarer Textdateien. Das Format wurde als ECMA-376 veröffentlicht und später als ISO-Standard unter dem Namen Office Open XML, weshalb andere Textverarbeitungen es öffnen und speichern können.
Wie eine DOCX ein Dokument speichert
Benenne ein DOCX in .zip um, entpacke es, und das Dokument liegt vor dir wie eine kleine Website aus Bausteinen. Der Text und seine Formatierung stecken in word/document.xml. Formatvorlagen, Schriftarten, Nummerierungen und Fußnoten haben jeweils ihren eigenen XML-Bestandteil. Jedes eingefügte Bild liegt unverändert in word/media/ als die Bilddatei, die es immer war. Ein Manifest listet die Bestandteile und ihre Beziehungen zueinander auf.
Daraus ergeben sich zwei nützliche Folgen. Die ZIP-Hülle komprimiert das XML stark, daher ist ein DOCX meist deutlich kleiner als das entsprechende DOC. Und weil jeder Bestandteil separat ist, reißt ein beschädigtes Bild oder eine defekte Formatvorlage nicht zwangsläufig das ganze Dokument mit: Wiederherstellungs-Apps arbeiten, indem sie das Archiv um die noch lesbaren Teile herum neu aufbauen.
Die Kehrseite ist, dass ein DOCX davon abhängt, dass seine Bestandteile konsistent sind. Ein Archiv, dessen Manifest nicht zu seinem Inhalt passt, wird komplett abgelehnt, statt nur ungefähr geöffnet zu werden. Deshalb lässt sich eine Datei, die einen fehlerhaften Transfer überstanden hat, oft überhaupt nicht mehr öffnen.
Welche Metadaten eine DOCX enthält
Word speichert seine Metadaten in zwei eigenen Teilen des Archivs, und sie sind aussagekräftiger als bei den meisten anderen Dokumentformaten.
Die Kerneigenschaften enthalten die Felder, die du erwartest: Title, Subject, Creator (Autor), Keywords, Description und die Zeitstempel Created und Modified. Daneben steht Last Modified By, das die Person nennt, die die Datei zuletzt gespeichert hat. Bei einem Dokument, das im Büro herumgereicht wurde, kann dieses eine Feld jemanden nennen, der im eigentlichen Text nie vorkommt.
Die erweiterten Eigenschaften sind die, an die kaum jemand denkt. Word speichert Application und AppVersion, sodass die Datei deine Office-Version nennt. Es speichert Company, übernommen aus der Installation. Es speichert Pages, Words, Characters, Paragraphs und Lines. Und es speichert TotalTime, die Anzahl der Minuten, die das Dokument zum Bearbeiten geöffnet war, sowie Revision, die Anzahl der Male, die es gespeichert wurde. Ein Vertrag mit einer Revisionsnummer von 47 und 900 Minuten Bearbeitungszeit erzählt eine Geschichte, die im Text nicht steht.
Nachverfolgte Änderungen und Kommentare sind noch einmal ein eigenes Thema: Sie stecken im XML, egal ob der Leser sie eingeblendet hat oder nicht. Alle Änderungen anzunehmen, bevor du ein Dokument teilst, ist daher nicht dasselbe, wie sie zu löschen.
Wann du DOCX verwenden solltest
Verwende DOCX, während ein Dokument geschrieben, begutachtet und überarbeitet wird. So bleibt der Text bearbeitbar und umbruchflexibel, es funktioniert in beide Richtungen mit allen gängigen Textverarbeitungen, und es ist das Format, das Mitwirkende erwarten.
Verwende es nicht für ein fertiges Dokument, das du verschickst. Das Layout kann sich zwischen Textverarbeitungen und Schriftsets verschieben, sodass das, was du siehst, nicht unbedingt dem entspricht, was dein Leser sieht. Exportiere dafür nach PDF. Und geh bewusst damit um, wann du das DOCX selbst teilst: Die oben genannten erweiterten Eigenschaften reisen mit, und sie zu entfernen dauert fünf Sekunden, verglichen mit der Erklärung hinterher.