DOCX वह दस्तावेज़ फ़ॉर्मेट है जिसे Microsoft Word ने Word 2007 से डिफ़ॉल्ट रूप में इस्तेमाल किया है, जब इसने पुराने बाइनरी DOC को बदल दिया। यहाँ X का मतलब XML है, और यह पूरी तरह अलग तरीका दर्शाता है: जहाँ DOC एक अकेला, अस्पष्ट बाइनरी ब्लॉब था, वहीं DOCX एक सामान्य ZIP आर्काइव है जिसमें पढ़े जा सकने वाले टेक्स्ट फ़ाइलें भरी होती हैं। इस फ़ॉर्मेट को ECMA-376 के रूप में और बाद में ISO मानक के तौर पर Office Open XML नाम से प्रकाशित किया गया, इसी वजह से दूसरे वर्ड प्रोसेसर भी इसे खोल और लिख सकते हैं।
DOCX किसी दस्तावेज़ को कैसे संग्रहीत करता है
किसी DOCX का नाम बदलकर .zip कर दें, उसे अनपैक करें, और दस्तावेज़ आपके सामने अलग-अलग हिस्सों वाली एक छोटी वेबसाइट की तरह दिखाई देगा। टेक्स्ट और उसका फ़ॉर्मेटिंग word/document.xml में रहता है। स्टाइल, फ़ॉन्ट, नंबरिंग और फ़ुटनोट्स, सभी के लिए अलग‑अलग XML भाग होते हैं। आपने जो भी तस्वीरें पेस्ट की हैं, वे word/media/ में उसी मूल इमेज फ़ाइल के रूप में रहती हैं जैसी वे पहले थीं। एक मैनिफ़ेस्ट सभी भागों की सूची रखता है और बताता है कि वे एक‑दूसरे से कैसे जुड़े हैं।
इसके दो उपयोगी नतीजे हैं। ZIP रैपर XML को काफ़ी हद तक कंप्रेस कर देता है, इसलिए DOCX आम तौर पर समान DOC से काफ़ी छोटा होता है। और क्योंकि हर भाग अलग होता है, कोई करप्ट इमेज या टूटी हुई स्टाइल ज़रूरी नहीं कि पूरे दस्तावेज़ को खराब कर दे: रिकवरी ऐप्स उन हिस्सों के चारों ओर आर्काइव को दोबारा बनाकर काम करती हैं जिन्हें अब भी पढ़ा जा सकता है।
इसके उलट, DOCX इस बात पर निर्भर करता है कि इसके सभी हिस्से आपस में संगत हों। ऐसा आर्काइव जिसकी सामग्री और मैनिफ़ेस्ट में असहमति हो, उसे लगभग खोलने की बजाय सीधे अस्वीकार कर दिया जाएगा, यही कारण है कि खराब ट्रांसफ़र से गुज़री कोई फ़ाइल अक्सर बिल्कुल नहीं खुलती।
DOCX कौन-सा मेटाडेटा रखता है
Word अपना मेटाडेटा आर्काइव के दो अलग‑अलग हिस्सों में रखता है, और यह ज़्यादातर अन्य दस्तावेज़ फ़ॉर्मेट की तुलना में अधिक जानकारी देता है।
कोर प्रॉपर्टीज़ में वे फ़ील्ड होते हैं जिनकी आप उम्मीद करते हैं: Title, Subject, Creator (लेखक), Keywords, Description, और टाइमस्टैम्प Created और Modified। इनके साथ ही Last Modified By होता है, जो उस व्यक्ति का नाम है जिसने फ़ाइल को आखिरी बार सेव किया। जिस दस्तावेज़ को दफ़्तर में कई लोगों ने इस्तेमाल किया हो, उसमें यह एक फ़ील्ड ऐसे व्यक्ति का नाम दे सकता है जो पेज पर कहीं और नज़र ही नहीं आता।
एक्सटेंडेड प्रॉपर्टीज़ वे होती हैं जिनके बारे में लोग शायद ही कभी सोचते हैं। Word Application और AppVersion रिकॉर्ड करता है, ताकि फ़ाइल आपके Office वर्ज़न का नाम रखे। यह इंस्टॉलेशन से लिया गया Company रिकॉर्ड करता है। यह Pages, Words, Characters, Paragraphs और Lines रिकॉर्ड करता है। और यह TotalTime रिकॉर्ड करता है, यानी दस्तावेज़ को संपादन के लिए खुले रहने के कुल मिनट, और Revision, यानी इसे कितनी बार सेव किया गया है। कोई कॉन्ट्रैक्ट जिसमें रिविज़न संख्या 47 और 900 मिनट का एडिटिंग समय दिखे, वह ऐसा किस्सा बयां कर रहा होता है जो उसके टेक्स्ट से नज़र नहीं आता।
ट्रैक किए गए बदलाव और टिप्पणियाँ फिर एक अलग विषय हैं: वे XML में बनी रहती हैं, भले ही पाठक ने उन्हें दिखाने का विकल्प बंद कर रखा हो, इसलिए शेयर करने से पहले सभी बदलाव स्वीकार कर लेना उन्हें मिटाने के बराबर नहीं है।
DOCX का उपयोग कब करें
जब कोई दस्तावेज़ लिखा, रिव्यू और संशोधित किया जा रहा हो, तब DOCX का उपयोग करें। यह टेक्स्ट को एडिट करने योग्य और रीफ़्लो होने योग्य रखता है, हर प्रमुख वर्ड प्रोसेसर के बीच बिना बदले घूम आता है, और सहयोगी आम तौर पर इसी फ़ॉर्मेट की अपेक्षा करते हैं।
किसी तैयार दस्तावेज़ के लिए, जिसे आप भेज रहे हैं, DOCX का उपयोग न करें। वर्ड प्रोसेसर और फ़ॉन्ट सेट बदलने पर लेआउट बदल सकता है, इसलिए जो आप देखते हैं यह तय नहीं कि आपका पाठक भी वही देखेगा। इसके लिए PDF में एक्सपोर्ट करें। और DOCX खुद शेयर करने के बारे में सोच‑समझकर निर्णय लें: ऊपर बताई गई एक्सटेंडेड प्रॉपर्टीज़ भी साथ जाती हैं, और बाद में उन्हें समझाने की तुलना में उन्हें हटाना पाँच सेकंड का काम है।