DOCX adalah format dokumen yang digunakan Microsoft Word secara default sejak Word 2007, ketika menggantikan format biner lama DOC. Huruf X berarti XML, dan menandai perubahan pendekatan secara menyeluruh: jika DOC adalah satu blob biner buram, DOCX adalah arsip ZIP biasa yang berisi banyak file teks yang dapat dibaca. Format ini diterbitkan sebagai ECMA-376 dan kemudian sebagai standar ISO dengan nama Office Open XML, sehingga pengolah kata lain dapat membukanya dan menyimpannya.
Cara DOCX menyimpan dokumen
Ubah nama sebuah DOCX menjadi .zip, ekstrak isinya, dan dokumen akan terbentang di depan Anda sebagai semacam situs web kecil yang terdiri dari berbagai bagian. Teks dan pemformatannya berada di word/document.xml. Gaya, font, penomoran, dan catatan kaki masing-masing memiliki bagian XML sendiri. Setiap gambar yang Anda tempel tetap utuh di word/media/ sebagai file gambar seperti aslinya. Sebuah manifest mencantumkan semua bagian dan bagaimana hubungan di antara mereka.
Ada dua konsekuensi bermanfaat. Pembungkus ZIP mengompresi XML secara kuat, sehingga ukuran sebuah DOCX biasanya jauh lebih kecil daripada DOC yang setara. Dan karena setiap bagian terpisah, gambar yang rusak atau gaya yang bermasalah tidak selalu merusak seluruh dokumen: aplikasi pemulihan bekerja dengan membangun ulang arsip di sekitar bagian-bagian yang masih dapat dibaca.
Sebaliknya, sebuah DOCX bergantung pada konsistensi antar bagiannya. Arsip dengan manifest yang tidak sesuai dengan isinya akan langsung ditolak, bukan dibuka sebagian, sehingga file yang selamat dari transfer yang buruk sering kali tidak dapat dibuka sama sekali.
Metadata apa yang dimiliki DOCX
Word menyimpan metadata-nya di dua bagian khusus dalam arsip, dan metadata ini lebih banyak mengungkap dibandingkan sebagian besar format dokumen lainnya.
Core properties menyimpan kolom-kolom yang sudah Anda perkirakan: Title, Subject, Creator (penulis), Keywords, Description, dan stempel waktu Created serta Modified. Di sebelahnya ada Last Modified By, yang berisi nama orang yang terakhir kali menyimpan file tersebut. Pada dokumen yang telah berpindah-pindah di sebuah kantor, satu kolom ini dapat memuat nama seseorang yang sama sekali tidak muncul di isi dokumen.
Extended properties adalah hal-hal yang jarang dipikirkan orang. Word mencatat Application dan AppVersion, sehingga file tersebut menyebutkan versi Office yang Anda gunakan. Word juga mencatat Company yang diambil dari instalasi. Ia mencatat Pages, Words, Characters, Paragraphs dan Lines. Dan ia mencatat TotalTime, jumlah menit dokumen terbuka untuk diedit, serta Revision, jumlah kali dokumen disimpan. Sebuah kontrak dengan nomor revisi 47 dan 900 menit waktu pengeditan sedang menceritakan sesuatu yang tidak tampak di teksnya.
Perubahan yang dilacak (tracked changes) dan komentar adalah hal lain lagi: keduanya tersimpan di XML, baik pun pembaca mengaktifkannya atau tidak, sehingga menerima semua perubahan sebelum membagikan dokumen tidak sama dengan benar-benar menghapusnya.
Kapan menggunakan DOCX
Gunakan DOCX ketika dokumen sedang ditulis, ditinjau, dan direvisi. Format ini membuat teks tetap dapat diedit dan mengalir ulang, dapat bolak-balik di semua aplikasi pengolah kata utama, dan merupakan format yang diharapkan para kolaborator.
Jangan gunakan DOCX untuk dokumen final yang akan Anda kirim. Tata letak dapat berubah antar aplikasi pengolah kata dan antar kumpulan font, sehingga apa yang Anda lihat tidak selalu sama dengan yang dilihat penerima. Untuk tujuan itu, ekspor ke PDF. Dan pertimbangkan dengan saksama sebelum membagikan file DOCX itu sendiri: extended properties di atas ikut terbawa, dan menghapusnya hanya butuh lima detik dibandingkan harus menjelaskannya di kemudian hari.