Το DOC είναι η μορφή στην οποία αποθήκευε το Microsoft Word από τα τέλη της δεκαετίας του 1980 μέχρι που το Word 2007 την αντικατέστησε με το DOCX. Είναι μια δυαδική μορφή, που σημαίνει απλώς ότι το αρχείο είναι δεδομένα μηχανής και όχι αναγνώσιμο κείμενο: αν το ανοίξετε σε έναν επεξεργαστή κειμένου θα δείτε κυρίως ακατάληπτους χαρακτήρες με αποσπάσματα από τις προτάσεις σας ενδιάμεσα. Τεράστιοι αριθμοί αρχείων DOC εξακολουθούν να υπάρχουν σε αρχεία, συνημμένα email και κοινόχρηστα drives, επομένως η μορφή έχει σημασία πολύ μετά τη στιγμή που έπαψε να είναι η προεπιλεγμένη.
Πώς ένα DOC αποθηκεύει ένα έγγραφο
Ένα αρχείο DOC χρησιμοποιεί ένα «container» που η Microsoft ονόμασε Compound File Binary Format, ουσιαστικά ένα μικρό σύστημα αρχείων μέσα σε ένα μόνο αρχείο, με δικό του κατάλογο από ονομασμένα streams. Ένα stream περιέχει το κείμενο, ένα άλλο τους πίνακες μορφοποίησης, άλλα τις ενσωματωμένες εικόνες και αντικείμενα. Οι προδιαγραφές εξελίχθηκαν σταδιακά σε δώδεκα και πλέον εκδόσεις του Word, γι' αυτό η μορφή είναι τόσο περίπλοκη ώστε η σωστή ανάγνωσή της να αποτελεί πραγματικό επίτευγμα για οποιοδήποτε πρόγραμμα δεν είναι το Word.
Αυτός ο σχεδιασμός έχει μια διαβόητη συνέπεια. Επειδή ένα stream μπορεί να επεξεργαστεί επιτόπου, το Word ιστορικά έκανε προσθήκες και μπαλώματα αντί για πλήρη επανεγγραφή, ώστε διαγραμμένο κείμενο να μπορεί να παραμένει στο αρχείο παρόλο που δεν εμφανιζόταν πλέον στη σελίδα. Η συμπεριφορά γρήγορης αποθήκευσης έκανε αυτό το φαινόμενο συνηθισμένο. Ένα DOC που ανακτάται από έναν παλιό δίσκο μπορεί επομένως να περιέχει παραγράφους που είχαν κοπεί πολύ πριν το αρχείο σταλεί.
Το DOC επίσης δεν έχει ενσωματωμένη συμπίεση, οπότε ένα έγγραφο με μερικές φωτογραφίες μεγαλώνει γρήγορα, συχνά φτάνοντας πολλές φορές το μέγεθος του αντίστοιχου DOCX.
Τι μεταδεδομένα περιέχει ένα DOC
Το DOC αποθηκεύει τα μεταδεδομένα του σε ροές συνοπτικών πληροφοριών μέσα στο compound αρχείο. Το ορατό σύνολο είναι περίπου το ίδιο με του DOCX: Title, Subject, Author, Keywords, Comments, Last Modified By και οι χρονικές σημάνσεις δημιουργίας και τροποποίησης.
Η σύνοψη εγγράφου προσθέτει Company, Manager, Category, τον αριθμό σελίδων, λέξεων και χαρακτήρων, την εφαρμογή και την έκδοση που έγραψε το αρχείο, Total Editing Time σε λεπτά και έναν Revision Number. Το Word διατηρούσε επίσης μια λίστα με προηγούμενους συντάκτες και τις τοπικές διαδρομές στις οποίες είχε αποθηκευτεί ένα έγγραφο, κάτι που εξηγεί πώς τα αρχεία DOC ιστορικά διέρρεαν ονόματα, ονόματα κοινόχρηστων δικτύων και δομές καταλόγων.
Αν διαβάζετε μεταδεδομένα από ένα παλιό DOC, αντιμετωπίστε τα όλα σαν ενδεχομένως πιο αποκαλυπτικά από όσο προοριζόταν. Αυτή είναι η μορφή που έμαθε στους οργανισμούς να αφαιρούν τις ιδιότητες εγγράφων πριν από τη δημοσίευση.
Πότε να χρησιμοποιείτε DOC
Μη διαλέγετε το DOC για οτιδήποτε νέο. Το DOCX είναι μικρότερο, έχει καλύτερες προδιαγραφές, υποστηρίζεται παντού όπου υποστηρίζεται και το DOC και δεν έχει το πρόβλημα με τα υπολείμματα της γρήγορης αποθήκευσης. Κάθε σύγχρονος επεξεργαστής κειμένου γράφει DOCX ως προεπιλογή για καλό λόγο.
Η μία περίπτωση να ασχοληθείτε με DOC είναι η συμβατότητα με πραγματικά παλιό λογισμικό που δεν μπορεί να διαβάσει τίποτα άλλο. Διαφορετικά, αντιμετωπίστε ένα DOC ως κάτι προς μετατροπή: ανοίξτε το, ελέγξτε ότι διατηρήθηκε η διάταξη, αποθηκεύστε το ως DOCX ή εξαγάγετέ το σε PDF και διαβάστε τα μεταδεδομένα του μία φορά πριν το προωθήσετε.