DOC เป็นรูปแบบไฟล์ที่ Microsoft Word ใช้บันทึกเอกสารมาตั้งแต่ปลายทศวรรษ 1980 จนกระทั่ง Word 2007 เปลี่ยนมาใช้ DOCX แทน เป็นรูปแบบไบนารี ซึ่งหมายความว่าไฟล์เป็นข้อมูลสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่ข้อความที่อ่านรู้เรื่อง: หากเปิดด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความ คุณจะเห็นตัวอักษรอ่านไม่ออกปะปนกับเศษประโยคของคุณ จำนวนไฟล์ DOC มีอยู่เป็นจำนวนมากในคลังเก็บไฟล์ ไฟล์แนบอีเมล และไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน ทำให้รูปแบบนี้ยังคงสำคัญ แม้จะเลิกเป็นค่าเริ่มต้นไปนานแล้ว
วิธีที่ DOC จัดเก็บเอกสาร
ไฟล์ DOC ใช้คอนเทนเนอร์ที่ Microsoft เรียกว่า Compound File Binary Format ซึ่งก็คือระบบไฟล์ขนาดเล็กภายในไฟล์เดียว ที่มีไดเรกทอรีของสตรีมที่มีชื่อกำกับ สตรีมหนึ่งเก็บข้อความ สตรีมอื่นเก็บตารางรูปแบบข้อความ อีกสตรีมเก็บรูปภาพและอ็อบเจ็กต์ที่ฝังอยู่ สเปกของรูปแบบนี้พัฒนาต่อเนื่องผ่าน Word หลายสิบเวอร์ชัน จึงมีความซับซ้อนมากจนการอ่านได้อย่างถูกต้องถือเป็นความสำเร็จที่แท้จริงสำหรับโปรแกรมใดก็ตามที่ไม่ใช่ Word
การออกแบบนั้นมีผลที่ตามมาซึ่งเป็นที่รู้จักกันดี เนื่องจากสามารถแก้ไขสตรีมได้โดยตรง Word ตามปกติจะเพิ่มและแก้ไขข้อมูลแทนการเขียนทับใหม่ทั้งหมด ดังนั้น ข้อความที่ลบแล้วอาจยังอยู่ในไฟล์ได้จริง ๆ แม้จะไม่แสดงบนหน้าเอกสารแล้ว พฤติกรรมการบันทึกแบบเร็วทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นเป็นประจำ ไฟล์ DOC ที่กู้คืนจากไดรฟ์เก่า ๆ จึงอาจมีข้อความย่อหน้าที่ถูกตัดออกไปนานแล้วก่อนที่ไฟล์จะถูกส่ง
DOC ไม่มีการบีบอัดข้อมูลในตัว ดังนั้นเอกสารที่มีรูปภาพเพียงไม่กี่รูปจะมีขนาดเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว มักจะใหญ่กว่าไฟล์ DOCX ที่เทียบเท่ากันหลายเท่า
Metadata ที่ DOC มีอยู่
DOC จัดเก็บข้อมูลเมทาดาทาไว้ในสตรีมสรุปข้อมูลภายในแฟ้มคอมพาวด์ ชุดข้อมูลที่มองเห็นได้คล้ายกับ DOCX คือ Title, Subject, Author, Keywords, Comments, Last Modified By และเวลาที่สร้างและแก้ไขล่าสุด
สรุปเอกสารจะเพิ่ม Company, Manager, Category จำนวนหน้า คำ และตัวอักษร แอปพลิเคชันและเวอร์ชันที่ใช้สร้างไฟล์ Total Editing Time เป็นนาที และ Revision Number นอกจากนี้ Word ยังเก็บรายการ ผู้เขียนก่อนหน้า และพาธภายในเครื่องที่เคยบันทึกเอกสารไว้ ซึ่งเป็นสาเหตุที่ไฟล์ DOC ทำให้ข้อมูลชื่อ ผู้ใช้ ชื่อแชร์บนเครือข่าย และโครงสร้างไดเรกทอรีรั่วไหลออกมาในอดีต
หากคุณกำลังอ่านเมทาดาทาจากไฟล์ DOC เก่า ให้ถือว่าข้อมูลทั้งหมดในนั้นอาจเปิดเผยข้อมูลมากกว่าที่ตั้งใจไว้ รูปแบบนี้เองที่ทำให้องค์กรต่าง ๆ เรียนรู้ว่าต้องลบคุณสมบัติของเอกสารออกก่อนเผยแพร่
เมื่อใดควรใช้ DOC
อย่าเลือกใช้ DOC สำหรับงานใหม่ ๆ DOCX มีขนาดเล็กกว่า ระบุสเปกชัดเจนกว่า ได้รับการรองรับทุกที่ที่รองรับ DOC และไม่มีปัญหาเศษข้อมูลจากการบันทึกแบบเร็ว โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์สมัยใหม่ทุกตัวตั้งค่าเริ่มต้นให้บันทึกเป็น DOCX ด้วยเหตุผลนี้
กรณีเดียวที่ควรใช้ DOC คือเพื่อความเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์เก่าจริง ๆ ที่อ่านรูปแบบอื่นไม่ได้ มิฉะนั้นให้มองไฟล์ DOC เป็นสิ่งที่ต้องแปลง: เปิดไฟล์ ตรวจดูว่าเลย์เอาต์ยังถูกต้อง บันทึกเป็น DOCX หรือส่งออกเป็น PDF และอ่านเมทาดาทาหนึ่งครั้งก่อนส่งต่อ