RTF là viết tắt của Rich Text Format. Microsoft phát hành nó năm 1987 như một cách để chuyển các tài liệu có định dạng giữa những chương trình vốn không có điểm chung nào khác, và nó thành công đến mức hầu như mọi trình soạn thảo văn bản từng được viết ra đều vẫn có thể đọc được. Nếu văn bản thuần túy không có định dạng, còn DOC có định dạng mà không ai ngoài Microsoft có thể giải mã chính xác, thì RTF đưa phần định dạng ra công khai.
Cách một tệp RTF lưu trữ định dạng
Tệp RTF là văn bản thuần túy. Mở nó trong trình soạn thảo văn bản và bạn có thể đọc cả nội dung lẫn các chỉ dẫn xung quanh, vì định dạng được thể hiện bằng cáctừ điều khiển: các lệnh có dấu gạch chéo ngược ở đầu được trộn vào trong văn bản. \b bật chữ đậm và \b0 tắt chữ đậm; \i làm tương tự với chữ nghiêng; \par kết thúc một đoạn; \fs24 đặt cỡ chữ theo đơn vị nửa point, nên 24 nghĩa là 12 point. Phông chữ và màu sắc được khai báo trong các bảng ở đầu tệp rồi sau đó được tham chiếu bằng số.
Tính minh bạch đó vừa là điểm mạnh vừa là điểm yếu của định dạng này. Một tệp RTF bị hỏng một phần thường có thể được cứu lại thủ công, và một ứng dụng chỉ hiểu một nửa số từ điều khiển vẫn sẽ hiển thị văn bản của bạn kèm với một phần định dạng. Nhưng hình ảnh được nhúng dưới dạng các chuỗi hệ thập lục phân dài thay vì nhị phân nén, nên một tệp RTF có vài ảnh chụp trong đó sẽ trở nên khổng lồ, thường lớn gấp vài lần cùng tài liệu đó ở dạng DOCX.
Trong định dạng này không có nén ở bất kỳ chỗ nào, và cũng không có lớp bọc ZIP. Những gì bạn được về độ bền vững sẽ phải đánh đổi bằng số byte.
Metadata mà một tệp RTF chứa
RTF có một nhóm thông tin tùy chọn, được ghi là \info gần đầu tệp, và nhóm này ở mức khiêm tốn so với DOC hoặc DOCX. Khi một ứng dụng điền thông tin, bạn có thể thấy \title, \subject, \author, \keywords, \doccomm cho nhận xét và \operator cho người chỉnh sửa tài liệu lần cuối.
Ngày tháng xuất hiện dưới dạng các nhóm có cấu trúc: \creatim cho thời điểm tạo và \revtim cho lần sửa cuối, mỗi nhóm ghi rõ năm, tháng, ngày, giờ và phút bằng các từ điều khiển riêng. Thông thường còn có số phiên bản \vern, bộ đếm số phút chỉnh sửa \edmins và số trang \nofpages.
Có hai điểm khiến siêu dữ liệu này khác thường. Nó làtùy chọn: nhiều tệp RTF hoàn toàn không có nhóm thông tin, nên một báo cáo siêu dữ liệu cho những tệp này có thể hợp lệ dù gần như trống rỗng. Và nó có thểđọc được ngay trong tệp, nên bạn có thể xác nhận chính xác nội dung bằng cách mở tài liệu trong trình soạn thảo văn bản, điều không đúng với bất kỳ định dạng tài liệu có định dạng nào khác.
Khi nào nên sử dụng RTF
Hãy dùng RTF khi bạn cần văn bản có định dạng được mở trên một môi trường mà bạn không thể đoán trước: một máy cũ, một trình soạn thảo tối giản, một hệ thống không cài bộ ứng dụng văn phòng. Đây cũng là một định dạng trao đổi hợp lý khi tài liệu chủ yếu là văn bản và bạn muốn chắc chắn người nhận có thể mở được.
Không nên dùng RTF cho nội dung có nhiều hình ảnh, khi kích thước tệp trở nên quá lớn, hoặc cho các tài liệu có bố cục phức tạp mà RTF diễn đạt kém. Với việc chỉnh sửa hằng ngày, DOCX hoặc ODT đều tốt hơn ở mọi khía cạnh; với tài liệu đã hoàn thiện, hãy xuất sang PDF.