RTF ย่อมาจาก Rich Text Format Microsoft เผยแพร่ครั้งแรกในปี 1987 เพื่อใช้ย้ายเอกสารที่มีการจัดรูปแบบระหว่างโปรแกรมที่เดิมแล้วไม่มีอะไรเหมือนกันเลย และประสบความสำเร็จมากจนเกือบทุกโปรแกรมประมวลผลคำที่เคยมีมาจนถึงปัจจุบันยังสามารถอ่านไฟล์ประเภทนี้ได้ ขณะที่ข้อความล้วน (plain text) ไม่มีการจัดรูปแบบ และ DOC มีการจัดรูปแบบที่ไม่มีใครนอก Microsoft ถอดรหัสได้อย่างเชื่อถือได้ RTF เลือกเก็บรายละเอียดการจัดรูปแบบไว้แบบเปิดเผย
RTF จัดเก็บการจัดรูปแบบอย่างไร
ไฟล์ RTF เป็นข้อความล้วน เปิดด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความแล้วคุณจะเห็นทั้งข้อความและคำสั่งรอบ ๆ เพราะการจัดรูปแบบถูกระบุด้วยcontrol words คือคำสั่งที่ขึ้นต้นด้วยแบ็กสแลชปะปนอยู่ในข้อความ \b เปิดตัวหนาและ \b0 ปิดตัวหนา \i ทำเช่นเดียวกันกับตัวเอียง \par จบย่อหน้า \fs24 กำหนดขนาดตัวอักษรเป็นหน่วยครึ่งพอยต์ ดังนั้น 24 จึงเท่ากับ 12 พอยต์ แบบอักษรและสีจะถูกประกาศไว้ในตารางด้านบนของไฟล์ แล้วจึงอ้างอิงด้วยหมายเลข
ความโปร่งใสนั้นเป็นทั้งจุดแข็งและจุดอ่อนของรูปแบบนี้ RTF ที่เสียหายบางส่วนมักยังสามารถกู้คืนด้วยการแก้ไขด้วยมือได้ และโปรแกรมที่เข้าใจเพียงครึ่งหนึ่งของ control words ก็ยังจะแสดงข้อความของคุณพร้อมการจัดรูปแบบบางส่วนได้ แต่รูปภาพจะถูกฝังเป็นสตริงเลขฐานสิบหกยาว ๆ ไม่ได้เก็บเป็นไบนารีแบบบีบอัด ดังนั้น RTF ที่มีรูปถ่ายอยู่ไม่กี่รูปจะมีขนาดไฟล์ใหญ่โต โดยปกติจะมีขนาดหลายเท่าของเอกสารเดียวกันในรูปแบบ DOCX
รูปแบบนี้ไม่มีการบีบอัดส่วนใดเลย และไม่มี ZIP wrapper สิ่งที่คุณได้จากความทนทาน ต้องแลกมาด้วยจำนวนไบต์ที่เพิ่มขึ้น
RTF มีเมทาดาทาอะไรบ้าง
RTF มี information group แบบเลือกใช้ เขียนเป็น \info ใกล้จุดเริ่มต้นของไฟล์ และมีขนาดเล็กเมื่อเทียบกับ DOC หรือ DOCX เมื่อแอปพลิเคชันใส่ข้อมูลส่วนนี้ คุณอาจพบ \title, \subject, \author, \keywords, \doccomm สำหรับความคิดเห็น และ \operator สำหรับชื่อผู้แก้ไขเอกสารล่าสุด
วันที่จะถูกเก็บเป็นกลุ่มแบบมีโครงสร้าง: \creatim แทนเวลาที่สร้าง และ \revtim แทนเวลาที่แก้ไขล่าสุด โดยทั้งคู่จะแยกปี เดือน วัน ชั่วโมง และนาทีออกเป็น control words คนละคำ มักจะมีหมายเลขเวอร์ชันใน \vern จำนวนเวลาที่ใช้แก้ไขเป็นนาทีใน \edmins และจำนวนหน้าของเอกสารใน \nofpages
มีสองอย่างที่ทำให้เมทาดาทานี้ผิดจากปกติ อย่างแรกคือมันเป็นตัวเลือก ไฟล์ RTF จำนวนมากไม่มี information group เลย ดังนั้นรายงานเมทาดาทาของไฟล์หนึ่ง ๆ จึงอาจว่างเกือบทั้งหมดได้อย่างถูกต้อง และอย่างที่สองคือมันอ่านได้จากตัวไฟล์เอง คุณจึงตรวจสอบได้อย่างชัดเจนว่ามีข้อมูลอะไรอยู่บ้างเพียงแค่เปิดเอกสารด้วยโปรแกรมแก้ไขข้อความ ซึ่งไม่สามารถทำได้กับรูปแบบเอกสารที่มีการจัดรูปแบบประเภทอื่น
ควรใช้ RTF เมื่อใด
ใช้ RTF เมื่อต้องการให้ข้อความที่จัดรูปแบบแล้วเปิดได้บนสิ่งที่คุณคาดเดาไม่ได้ เช่น เครื่องเก่า โปรแกรมแก้ไขแบบมินิมอล หรือระบบที่ไม่มีชุดโปรแกรมสำนักงานติดตั้งอยู่ นอกจากนี้ยังเป็นรูปแบบแลกเปลี่ยนที่เหมาะสมเมื่อเอกสารมีแต่ข้อความเป็นหลัก และคุณต้องการแน่ใจว่าผู้รับสามารถเปิดได้
อย่าใช้ RTF กับเอกสารที่มีรูปภาพจำนวนมากซึ่งจะทำให้ขนาดไฟล์ใหญ่ผิดปกติ หรือเอกสารที่มีเลย์เอาต์ซับซ้อน ซึ่ง RTF จัดเก็บได้ไม่ดี สำหรับการแก้ไขใช้งานทั่วไป DOCX หรือ ODT จะเหมาะสมกว่าในทุกด้าน และสำหรับเอกสารฉบับสมบูรณ์ ควรส่งออกเป็น PDF